Kebijakan dan Prosedur Hutang Dagang (Account Payable) - SOP Part 2 - 2

Kebijakan Proses Invoice Supplier / Vendor

• Account Payable/Hutang usaha dicatat pada saat invoice diterima atau terima faktur.
• Supplier telah mengirimkan dokumen invoice beserta bukti-bukti pendukungnya seperti: Surat Tanda Terima Barang/RR, Surat Jalan, faktur pajak, PO.
• Untuk Invoice dengan PO, maka PO diterima dari Purchasing Dept. setelah PO diterbitkan. Untuk Invoice Non PO, invoice dan dokumen pendukung diterima dari user.
• Jatuh tempo pembayaran diakui setelah invoice beserta bukti-bukti pendukungnya telah diterima dari supplier dan ada Tanda Terima Faktur.
• Jumlah hutang yang tercatat harus berdasarkan bukti-bukti pendukung, untuk Invoice dengan PO maka harus disertai PO, Invoice, Faktur Pajak, Surat Tanda Terima Barang/Jasa/GR, Surat jalan/DO. Untuk Invoice Non PO bukti-bukti pendukung seperti, daftar gaji, bon sementara, laporan penggunaan petty Cash, dll.

• Invoice harus didukung dengan faktur pajak untuk mencatat PPN. Bagian Pajak harus memverifikasi masa berlaku faktur pajak atas PPN Masukan (Maksimum 3 bulan dari tanggal faktur pajak tersebut dapat dikreditkan) sebelum dilaporkan.
• Hutang harus dicatat secara sistematis untuk mengidentifikasi kelompok hutang, vendor, syarat dan ketentuan pembelian, dan tanggal jatuh tempo hutang.
• Pencatatan atas invoice yang diterima merupakan tanggung jawab AP Staff.
• Tim SSC melakukan proses invoice setiap hari berdasarkan dokumen yang telah discan yang diterima dari lokasi.
• Tim SSC memastikan akurasi dari akun hutang dan berkoordinasi dengan AP lokasi jika ada akun yang meragukan.
• Tim SSC membuat laporan harian jurnal, dan mengirimkan laporan tersebut kepada AP Induk Perusahaan untuk direview dan konfirmasi terkait dengan akun-akun tersebut, kode perusahaan dan tanggal jatuh tempo pembayaran. 

Kategori umur hutang yang diterapkan oleh Perusahaan:

Belum jatuh tempo

1- 30 hari jatuh tempo

31 - 60 hari jatuh tempo

61 - 90 hari jatuh tempo

> 90 hari jatuh tempo 

Kebijakan Prepayment

Pembayaran yang menggunakan Cash Advance hanya dapat dilakukan jika memenuhi persyaratan-persyaratan berikut:

• Pembayaran - pembayaran dimuka yang mengharuskan perusahaan untuk melakukan pembayaran dimuka kepada Vendor, yang dibagi kedalam PO/SO Invoices dan Non PO/SO Invoices
• Cash Advance untuk karyawan
• Pembayaran dimuka untuk PO/SO Invoices adalah seluruh pembelian barang atau jasa yang didukung oleh PO/SO dimana pembayaran penuh atau pembayaran sebagian kepada Supplier dapat dilakukan sebelum barang atau jasa diterima, jenis transaksi ini harus didasarkan pada:
• Jangka waktu pembayaran atau Term of payment yang telah dicantumkan dalam PO/SO dan juga telah dicantumkan dalam Vendor Master.
• Invoice Supplier, serta kewajibannya akan ditentukan melalui konsep 3 way matching, jika ada yang berbeda dari kedua syarat tersebut harus didasarkan atas alasan bisnis yang sah dan disetujui oleh Head of Finance.
• Pembayaran dimuka untuk Non PO Invoices harus diajukan oleh user dan disetujui oleh Head of Dept. dan Head of Finance sebelum diserahkan kepada Finance Dept., disertai dengan alasan bisnis yang sah atau perhitungan bisnis. User yang mengajukan pembayaran dimuka juga bertanggung jawab atas penyelesaian pembayaran dimuka maksimum 2 minggu setelah pembayaran, namun jika penyelesaiannya lebih dari 2 minggu, user harus meminta persetujuan dari Head of Finance. Penyelesaian pembayaran harus didasarkan atas: Supplier invoice/document, Pernyataan oleh user bahwa aktivitas telah berlangsung, Persetujuan dari Head of Dept. dan Finance Controller. 

Kebijakan Bon Sementara

• Adanya batasan nominal pemberian Bon Sementara kepada karyawan berdasarkan nature transaksinya dan level karyawan.
• Pembayaran untuk invoice vendor, peralatan komputer, fixed asset dan pemberian piutang kepada karyawan tidak diperkenankan melalui Bon Sementara.
• Pengajuan Bon Sementara karyawan telah mendapat persetujuan dari HoD masing-masing dan Finance Controller sebelum diserahkan kepada Finance Dept.
• Jika karyawan masih memiliki saldo Bon Sementara, maka karyawan tidak diperkenankan untuk mengajukan kembali permintaan Bon Sementara.
• Mekanisme pengembalian kelebihan atas pemberian Bon Sementara, dikembalikan kepada AP staff melalui Cash atau bank transfer ke rekening Perusahaan.
• Penyelesaian Bon Sementara harus diselesaikan segera setelah tujuan penggunaan Bon Sementara selesai.
• Batas maksimum untuk penyelesaian Bon Sementara adalah 7 (tujuh) hari setelah pembayaran untuk Bon Sementara dilakukan, keterlambatan penyelesaian memerlukan persetujuan dari HoD masing-masing.
• Bon Sementara untuk perjalanan dinas harus diselesaikan segera maksimum 3 (tiga) hari setelah kembali dari perjalanan dinas, keterlambatan penyelesaian memerlukan persetujuan dari Dept. Head masing-masing.
• Penyelesaian Bon Sementara harus disertai dengan bukti-bukti pendukung tujuan penggunaan Bon Sementara yang telah ditandatangani oleh HoD masing-masing dan diserahkan ke AP untuk mendapat persetujuan dari Finance Controller.
• Penyelesaian Bon Sementara untuk perjalanan dinas harus disertai dengan bukti-bukti pendukung seperti: surat tugas, form perjalanan dinas, tiket, dll.
• Monitoring Bon Sementara dilakukan oleh Accounting Team setiap bulannya untuk memastikan jika ada Bon Sementara yang telah lewat dari 30 (tiga puluh) hari.
• Laporan bulanan atas outstanding Bon Sementara dikirimkan oleh Accounting Team kepada masing-masing HoD yang bersangkutan setiap bulannya.
• Apabila ada Bon Sementara yang belum diselesaikan hingga melewati batas waktunya agar dibicarakan dengan masing-masing HoD yang bersangkutan dan Human Resources Department untuk dikurangkan dari gaji karyawan yang bersangkutan. 

Kebijakan AP Period End Closing

• AP Staff melakukan rekonsiliasi antara Hutang yang tercatat pada Account General Ledger dengan Hutang yang tercatat pada Subsidiary Ledger untuk memastikan posting dan penyesuaian/ adjustment telah dilakukan dengan tepat.
• Rekonsiliasi AP direview oleh Finance Controller.
• Semua item yang belum direkonsiliasi yang ditemukan pada saat proses rekonsiliasi segera diinvestigasi dan dilakukan follow up dan koreksi atau penyesuaian segera dilakukan.
• Koreksi atau penyesuaian harus direview terlebih dahulu oleh FC sebelum dilakukan posting ke general ledger.
• AP Staff setiap 6 bulan sekali melakukan konfirmasi atas saldo hutang vendor dan melakukan rekonsiliasi terhadap akun hutang vendor. Konfirmasi ini dilakukan dengan metode sampling dan telah mendapat persetujuan dari FC. 

II  Prosedur-Prosedur Pengelolaan Hutang Dagang 

Prosedur menjadi Rekanan/Pemasok

Prosedure menjadi pemasok Perusahaan  adalah sebagai berikut ;

• Perusahaan atau perorangan mengirimkan data-data sesuai persyaratan untuk menjadi pemasok sesuai ketentuan  Perusahaan.
• Dari hasil penilaian & analisa telah memenuhi syarat-syarat menjadi Pemasok dan disetujui Perusahaan.
• Rekanan/suplier/pemasok mengambil formulir pengisian data pemasok mengisinya dan mengirimkan kembali ke Perusahaan.
• Data-data pemasok dimasukkan dalam database Perusahaan antara lain, Nama perusahaan, Bentuk perusahaan, Tanggal berdirinya, Nama pimpinan perusahaan, Nama salesman, No Telepon, Alamat Kantor & Gudang, Jenis barang yang akan dipasok,  NPWP,Nama & Nomor rekening Bank dan  bersedia mengirimkan dokumen  yang berhubungan dengan data pemasok bila diperlukan
• Mendapat persetujuan dari Manajemen Perusahaan. 

Prosedur pengisian data Pemasok /Rekanan/Suplier :

• Suplier yang telah disetujui menjadi pemasok mengambil Formulir data Pemasok di Bagian Pembelian Perusahaan.
• Pengisian data-data pemasok mempergunakan Mesin ketik, atau computer atau dibuat ulang oleh calon rekanan dengan format & Isi sesuai aslinya dan ditandatangani oleh pimpinan perusahaan atau yang dikuasakan dengan menandatangani  diatas materai Rp. 6.000,-.
• Mengirimkan kembali isian data-data pemasok yang telah lengkap, jelas dan benar ke bagian Pembelian Perusahaan, dan asli diserahkan ke bagian Keuangan.
• Bagian keuangan mengimput data pemasok dalam system pembayaran dan mengarsipnya meliputi:

1. Nama Pemasok
2. Nama Bank
3. Alamat Bank
4. Nomor Rekening 

Penerimaan Tagihan (tukar faktur) dari pemasok/rekanan/suplier.

1. Petugas penerima tagihan dari supplier mengecek : Kelengkapan dokumen tagihan dan Kelengkapan antara barang yang dikirim dengan PO dan tagihan.
2. Setelah lengkap dibuatkan tanda terima faktur disi tanggal dan tanda tangan serta nama jelas penerima  dan diberi stampel Receipt.
3. Dokumen yang diterima distempel penerimaan tagihan sebagai dasar perhitungan jatuh tempo.
4. Supplier mengirimkan tagihan lengkap kebagian terima tagihan /tukar faktur meliputi :

• Kwitansi bermaterai cukup.
• Faktur asli Surat jalan asli setelah barang diterima oleh Receiver Perusahaan sesuai Purchases Order (PO).
• Faktur Pajak 2 (dua) rangkap  asli dan copy asli (putih dan kuning)
• Purchases Order /kontrak /SPK. 

Prosedur verifikasi data & dokumen hutang dagang.

a.        Memasukkan data-data tagihan kedalam buku hutang dan kartu hutang secara periodik (harian) sesuai tanggal terima tagihan dari Supplier.

b.       Memeriksa kebenaran data hutang sesuai PO dan Price list/kontrak/SPK antara lain: Harga, Kuantitas, Term of payment dan syarat-syarat lain.

c.        Memeriksa dan melengkapi dokumen meliputi :

• Tagihan/kwitansi bermaterai.
• Surat Jalan asli
• Faktur pajak asli & copy asli ( putih, kuning)
• Purchases Order asli atau yang dilegalisir.
• Receiving report asli
• Faktur pembelian intern asli 

Prosedur Proses Invoice Supplier / Vendor adalah sebagai berikut :

a.        AP Staff telah menerima invoice supplier/vendor beserta dokumen pendukungnya (Faktur Pajak, RR, Surat Jalan dan PO).

b.       AP Staff memverifikasi invoice beserta dokumen pendukungnya tersebut dengan memeriksa sbb:

• Kuantiti yang tertera di invoice dengan kuantiti yang tertera pada Good Receive notes dan Purchase Order.
• Spesifikasi item/barang yang tertera diinvoice dengan RR dan PO.
• Nilai rupiah per item/barang yang tertera diinvoice dengan RR dan PO.
• Nama supplier yang tertera diinvoice dengan Faktur Pajak PPN.
• Masa/periode atas PPN Masukan tersebut (lebih dari 3 bulan tidak dapat dikreditkan sebagai PPN Masukan).

c.        AP Staff melakukan entry ke dalam sistem atas invoice supplier/vendor dan mencetak Tanda Terima Faktur. Tanda Terima Faktur tersebut yang digunakan sebagai bukti untuk pengambilan giro.

d.       Jatuh Tempo pembayaran hutang supplier/vendor terhitung sejak tanggal yang tertera pada Tanda Terima Faktur tersebut.

e.        AP Staff melakukan entry ke dalam sistem untuk membukukan transaksi atas invoice supplier/vendor tersebut(mencatat hutang supplier dan jatuh tempo pembayarannya).

f.          Untuk Invoice Non PO, AP Staff menerima invoice beserta dokumen pendukungnya dari user. AP Staff memeriksa kelengkapan dokumen dan tandatangan persetujuan dari masing-masing Dept. Head sebelum memproses pembayaran atas invoice tersebut.

g.       AP Staff melakukan pembayaran hutang supplier/vendor sesuai dengan jatuh tempo pembayarannya.

Bersambung ke : Kebijakan dan Prosedur Hutang Dagang -  SOP Part 2 - 3

Standar Operating Prosedur (SOP) Lainnya:

1. Standard Operating Procedure Accounting & Finance
2. Kebijakan dan Prosedur Hutang Dagang (Account Payable) - Part 1
3. Kebijakan dan Prosedur Hutang Dagang (Account Payable) - Part 2
4. Kebijakan dan Prosedur Hutang Dagang (Account Payable) - Part 3
5. Kebijakan & Prosedur Piutang Dagang (Account Receivable)
6. Kebijakan dan Prosedure Persediaan (Inventory Control)
7. Kebijakan dan Prosedure Treasury
8. Kebijakan dan Prosedure Umum Pajak
9. Kebijakan dan Prosedure Aktiva Tetap (Fixed Assets)

Sumber : www.kembar.pro