Kebijakan dan Prosedure Aktiva Tetap (Fixed Assets) - SOP Part 7

KEBIJAKAN  DAN PROSEDUR OPERASI AKTIVA TETAP

Definisi :

• Aktiva Tetap adalah aktiva berwujud yang diperoleh dalam bentuk siap pakai atau dibangun terlebih dahulu yang dipergunakan dalam operasi perusahaan, tidak dimaksudkan untuk dijual dalam rangka kegiatan normal perusahaan dan mempunyai masa manfaat lebih dari satu tahun
• Penyusutan adalah alokasi sistimatik jumlah yang dapat disusutkan  dari suatu aktiva sepanjang masa manfaat.
• Jumlah yang dapat disusutkan (Depreciable amount) adalah biaya perolehan suatu aktiva atau jumlah lain yang disubstitusikan untuk biaya perolehan dalam laporan keuangan dikurangi nilai sisanya.
• Masa manfaat adalah periode suatu aktiva diharapkan digunakan oleh perusahaan: atau Jumlah produksi atau unit serupa yang diharapkan diperoleh dari aktiva oleh perusahaan.
• Biaya perolehan adalah jumlah kas atau setara Kas yang dibayarkan atau nilai wajar imbalan lain yang diberikan untuk memperoleh suatu aktiva pada saat perolehan atau konstruksi sampai dengan aktiva tersebut dalam kondisi dan tempat yang siap untuk dipergunakan.
• Nilai Sisa adalah jumlah netto yang diharapkan dapat diperoleh pada akhir masa manfaat suatu aktiva setelah dikurangi taksiran biaya pelepasan.
• Nilai wajar adalah suatu jumlah untuk itu suatu aktiva mungkin ditukar atau suatu kewajiban disesuaikan antara fihak yang memahami dan berkeinginan untuk melakukan transaksi wajar (arms length transaction)
• Jumlah tercatat (Carrying amount) adalah nilai buku, yaitu biaya perolehan suatu aktiva setelah dikurangi akumulasi pemyusutan
• Jumlah yang dapat diperoleh kembali (recoverable amount) adalah jumlah yang diharapkan dapat diperoleh kembali dari penggunaan suatu aktiva dimasa yang akan datang, termasuk nilai sisanya atas pelepasan aktiva.

Ketentuan umum Aktiva Tetap (Fixed Asset) :

• Bagian General Affair wajib melakukan fungsi akuntansi sebagai internal check terhadap laporan bagian akuntansi mengenai perkiraan aktiva tetap ( Fixed Asset)
• Rencana pengadaan atau pembelian fixed asset harus dimasukkan kedalam rencana anggaran tahunan yang dibuat oleh masing-masing divisi / Departement dan disampaikan ke Bagian Pembelian
• Bagian Pembelian dengan team dari General Affair wajib melakukan tender ulang seluruh Supplier/Vendor dalam waktu selama setahun sekali
• Khusus pembelian aktiva tetap dengan harga perolehan diatas Rp. 5 Juta/unit harus diperoleh penawaran harga tertulis minimal dari 3 Supplier/Vendor yang berbeda dan harus memiliki reputasi yang baik.
• Seluruh Pembelian, Penjualan dan penghapus bukuan aktiva tetap, harus dimintakan  persetujuannya kepada BOD

Artikel Lainnya : Standard Operating Procedure Accounting & Finance

Kebijakan Aktiva Tetap

• Aktiva berwujud, kecuali perabotan, dengan nilai kurang dari Rp 500.000 dan umur ekonomis lebih dari satu (1) tahun harus dikategorikan sebagai aktiva bernilai rendah yang tidak diperhitungkan, tapi tetap harus dicatat secara terpisah dari daftar aktiva tetap. Dalam hal ini, Accounting Team untuk aktiva tetap (FA) bertanggungjawab dalam pengawasan dan pencatatan daftar aktiva bernilai rendah tersebut.
• Perusahaan harus melakukan pengujian resiko atas aktiva tetapnya dan CIP serta mengasuransikan aktiva tetap dan CIP dengan perlindungan asuransi yang memadai (mengacu kepada kebijakan Manajemen Asuransi Perusahaan).
• Jika kemampuan dan/atau umur ekonomis dari aktiva tetap telah ditingkatkan dan perusahaan telah menggunakan sebagian  dari pengeluarannyauntuk meningkatkan produktifitas dan/atau umur ekonomis dari aktiva tersebut, maka seluruh biaya yang disebabkan oleh peningkatan dan rekondisi tersebut harus diperhitungkan dan didepresiasi sepanjang sisa umur ekonomisnya.
• Biaya perbaikan dan pemeliharaan harus dibiayakan sesuai dengan terjadinya.
• Departemen user bertanggungjawab untuk memelihara garansi aktiva, termasuk sertifikat garansi dan persyaratan garansi yang ditetapkan oleh manufacturer di dalam sertifikat.
• Aktiva berwujud harus dianggap sebagai aktiva dan dikategorikan sebagai aktiva tetap jika memenuhi kriteria berikut:

1. Aktiva berwujud tersebut diperoleh dan/atau dibentuk oleh perusahaan untuk digunakan dalam operasi perusahaan selama lebih dari satu (1) tahun, tidak untuk dijual dalam kegiatan-kegiatan normal perusahaan dan ada kemungkinan besar perusahaan nantinya akan memperoleh keuntungan ekonomis dari asset tersebut.
2. Biaya perolehan aktiva tetap dapat dihitung secara pasti.
3. Aktiva bernilai lebih dari Rp 500.000/satuan.
4. Kitchen Equipment dicatat sebagai persediaan dan dibebankan selama umur proyek.

Penyimpangan dari kriteria-kriteria yang telah disebut diatas, keputusan mengenai apakah aktiva tetap akan diperhitungkan merupakan kewenangan dari masing-masing Admin site lokasi.

Kebijakan Pembelanjaan Modal / CAPEX

• Capital Expenditure (CAPEX) harus sesuai dengan anggaran yang telah disetujui.
• CAPEX diajukan melalui formulir CAPEX yang dibuat oleh pemohon. Persetujuan dari formulir CAPEX untuk CAPEX yang telah dianggarkan harus diperoleh dari Kepala Departemen, masing-masing FC lokasi dan General Manager (GM).
• CAPEX yang tidak dianggarkan, persetujuan formulir CAPEX harus mengacu kepada Manual of Authority.
• Setiap komponen biaya untuk perolehan aktiva tetap dicatat sebagai harga perolehan. Biaya tersebut meliputi seluruh biaya yang diperlukan agar aktiva tersebut dapat beroperasi sesuai kegunaannya. 
• Hal ini mencakup bukan hanya harga pembelian asli tapi juga biaya-biaya persiapan lokasi, pengiriman dan penanganan, instalasi, biaya pembayaran jasa profesional untuk arsitek dan insinyur, dan prakiraan biaya pembongkaran dan pemindahan asset serta biaya restorasi lokasi.

Artikel Lainnya : Kebijakan dan Prosedur Hutang Dagang (Account Payable)

Construction in Progress (CIP)

• Biaya material dan biaya-biaya lain termasuk biaya penyewaan yang berhubungan dengan proyek / pembangunan dan instalasi akan dicatat sebagai proyek / pembangunan dalam pelaksanaan.
• Akun CIP tersebut harus direklas dan dikapitalisasi kedalam akun aktiva tetap pada saat proses pembangunan atau instalasi selesai dan harus didukung dengan surat serah terima yang disepakati oleh Kontraktor dan Perusahaan. Aktiva tersebut akan mulai didepresiasi ketika aktiva siap digunakan atau dioperasikan.
• Persentase penyelesaian proyek/pembangunan dalam pelaksanaan harus didasarkan atas laporan/surat serah terima yang disepakati oleh Kontraktor dan Perusahaan.
• Nilai kapitalisasi proyek/pembangunan dalam pelaksanaan yang dikontrakkan ke pihak ketiga harus didasarkan atas nilai kontrak. Jika ada kelebihan biaya maka kontrak akan diperbaharui.
• Asisten Akun Aktiva Tetap bertanggung jawab untuk memonitor biaya aktual proyek/pembangunan dalam pelaksanaan terhadap anggaran perusahaan secara berkala. Laporan monitoring proyek/pembangunan dalam pelaksanaan harus direview oleh masing-masing Financial Controller lokasi.

Pengelolaan Daftar Aktiva Tetap

• Pencatatan aktiva tetap (misalnya: metode depresiasi, umur ekonomis, klasifikasi aktiva tetap,dll) harus berdasarkan Pernyataan Standar Akuntansi Keuangan (PSAK) yang diterapkan oleh Perusahaan.
• Aktiva tetap harus memiliki nomor identifikasi yang unik. Nomor identifikasi untuk setiap aktiva tetap harus terdiri dari informasi berikut antara lain: Kode Perusahaan, Lokasi aktiva, Kategori aktiva, Nomor aktiva
• Semua penambahan aktiv atetap, transfer, transaksi penghapusan / pemusnahan harus dicatat dalam Daftar Aktiva Tetap tepat waktu.
• Aktiva tetap harus dicatat dalam Daftar Aktiva Tetap oleh Asisten Akun Aktiva Tetap. Informasi mengenai aktiva tetap yang dicatat dalam sistem antara lain :

1.     Nomor perusahaan
2.     Unit bisnis yang bertanggung jawab
3.     Klasifikasi aktiva tetap
4.     Tanggal perolehan
5.     Harga perolehan
6.     Deskripsi dari aktiva tetap
7.     Lokasi aktiva tetap
8.     Umur ekonomis
9.     Nilai sisa
10.     Metode depresiasi
11.     Nomor aktiva tetap
12.     Nilai asuransi
13.     Unit/User yang bertanggung jawab

Artikel Lainnya : Kebijakan & Prosedur Piutang dagang (Account Receivable)

Transfer Aktiva Tetap

• Transfer permanen dari aktiva tetap harus dilakukan berdasarkan nilai buku bersih dan harus dikoordinasikan dengan Bagian Pajak dan Finance & Accounting untuk mengantisipasi dampak potensial dari transaksi tersebut. 
• Asisten Akun Aktiva Tetap dari pemilik aktiva bertanggung jawab untuk menginformasikan kepada Asisten Pajak mengenai transfer permanen tersebut dan mengirimkan copy tagihan untuk membuat faktur pajak.
• Setiap transfer permanen harus disetujui sebelumnya oleh Dewan Direksi. Untuk transfer sementara persetujuan harus diperoleh dari General Manager.
• Semua transfer aktiva tetap harus menggunakan formulir transfer dan penghapusan aktiva.
• Semua transfer aktiva tetap harus dikelola dengan baik dalam Daftar Aktiva Tetap oleh Asisten Akun Aktiva Tetap untuk memantau pergerakan semua aktiva.
• Jika aktiva tetap tersebut dibawa keluar dari wilayah perusahaan misalnya sedang diperbaiki diluar tempat perbaikan mesin perusahaan atau dipinjam oleh perusahaan lain, daftar ijin keluar wilayah perusahaan harus dibuat oleh Asisten Akun Aktiva Tetap dan disetujui oleh General Manager.

Ada 2 (dua) tipe transfer aktiva tetap sebagai berikut:

• Transfer permanen, transfer aktiva tetap disertai transfer kepemilikan. Jika transfer permanen tersebut dilakukan antara dua perusahaan (antar perusahaan) maka, transfer permanen tersebut dianggap sebagai penjualan aktiva.
• Transfer sementara, transfer aktiva tetap tanpa disertai transfer kepemilikan dan  tidak ada kewajiban untuk meng-update Daftar Aktiva Tetap bagi pemilik aktiva. Sementara peminjam aktiva harus mendaftarkan aktiva dalam Daftar Aktiva Tetap dengan jumlah Rp. 1,- sehingga sistem dapat menghitung biaya yang berhubungan dengan aktiva tersebut (kecuali biaya depresiaisi yang ditanggung oleh pemilik aktiva).

Penghitungan Fisik Aktiva Tetap

• Penghitungan fisik aktiva tetap harus dilakukan minimal setahun sekali oleh Tim penghitungan fisik aktiva tetap untuk memastikan keberadaan dan kondisi fisik aktiva tetap.
• Tim penghitungan fisik aktiva tetap ditunjuk oleh masing-masing Financial Controller.
• Semua perbedaan yang dicatat selama penghitungan fisik aktiva tetap harus segera ditindaklanjuti dan dilaporkan dalam laporan penghitungan fisik aktiva tetap.
• Laporan penghitungan fisik aktiva tetap harus disetujui oleh Dewan Direksi.

Penghapusan Aktiva Tetap

• Suatu aktiva tetap dihapus dari neraca jika tidak dapat digunakan lagi atau secara permanen berhenti beroperasi dan tidak memiliki nilai ekonomis di masa yang akan datang. Penghapusan aktiva tetap dapat disebabkan oleh aktiva yang hilang, rusak atau tidak digunakan lagi, dll. 
• Penghapusan dapat juga dilakukan jika aktiva tetap tidak sesuai untuk digunakan atau tidak dapat digunakan meskipun masih tersisa umur ekonomisnya.Untuk kasus seperti ini, penggantian aktiva tetap tersebut dapat dilakukan melalui proses persetujuan yang layak.
• Rekomendasi berdasarkan penghitungan fisik aktiva tetap dapat digunakan sebagai pertimbangan untuk mengajukan penghapusan aktiva tetap.
• Penghapusan aktiva tetap dapat dilakukan melalui penjualan, lelang, atau aktiva tidak dapat digunakan lagi. Pada saat aktiva tersebut dihapus, nilai yang tercatat dan akumulasi penyusutan harus dihilangkan dari laporan keuangan, dan keuntungan atau kerugian dari transaksi tersebut harus diakui.
• Transaksi penghapusan aktiva tetap harus disetujui oleh Pejabat yang berwenang sebagaimana yang tercantum dalam “Manual of authority’ dan harus sesuai dengan peraturan pemerintah. Penghapusan aktiva tetap harus dikomunikasikan dan dikoordinasikan dengan Bagian Pajak untuk hal-hal yang berkaitan dengan pajak.
• Laporan sebagai bukti bahwa aktivitas penghapusan telah dilakukan (misalnya ; laporan lelang, laporan bahwa aktiva tidak dapat digunakan lagi, dll) harus dibuat sebagai dasar untuk melakukan penghapusan aktiva dari neraca keuangan perusahaan.
• Sehubungan dengan penghapusan aktiva tetap, Daftar Aktiva Tetap harus di-update secara akurat dan tepat waktu (untuk aktiva tetap yang dihapus) pada akhir bulan penghapusan setelah dilakukan penghitungan penyusutan.

Artikel Lainnya : Kebijakan dan Prosedure Persediaan (Inventory Control)

Penilaian Kembali/Penurunan Aktiva Tetap

• Perlakuan akuntansi terhadap penilaian kembali/penurunan aktiva tetap harus mengacu kepada Pernyataan Standar Akuntansi Keuangan (PSAK) yang diterapkan oleh Perusahaan dan peraturan-peraturan yang berlaku lainnya.
• Penilaian kembali/penurunan aktiva tetap harus dikoordinasikan dengan Bagian Pajak sebelum dilaksanakan untuk mengantisipasi dampaknya terhadap aspek-aspek pajak.
• Penilaian kembali/penurunan aktiva tetap harus disetujui oleh Pejabat yang berwenang sebagaimana yang tercantum dalam “manual of authority”.
• Penilaian kembali aktiva tetap harus dihitung berdasarkan nilai pasar atau nilai yang wajar yang ditentukan oleh Appraiser/Penilai independen yang berlisensi.
• Perusahaan dinilai pada setiap tanggal pelaporan untuk mengetahui apakah ada indikasi bahwa sebuah aktiva mengalami penurunan. Jika indikasi tersebut ada, atau jika uji penurunan aktiva tahunan diperlukan, perusahaan memperkirakan nilai jual kembali dari aktiva tersebut. Jika nilai buku dari suatu aktiva melebihi nilai jual kembalinya, aktiva tersebut dianggap mengalami penurunan dan nilainya diturunkan sesuai dengan nilai jual kembalinya.
• Jika terjadi penilaian kembali aktiva tetap, perusahaan harus mengungkapkan antara lain:

1. Tanggal penilaian kembali
2. Nama Appraiser independen
3. Metode dan asumsi-asumsi penting yang digunakan untuk memperkirakan nilai wajar
4. Sejauh mana nilai wajar ditentukan secara langsung atau diperkirakan
5. Nilai buku dari masing-masing golongan aktiva yang dinilai kembali dengan cost model (model harga perolehan dan revaluasi)
6. Nilai lebih dari penilaian kembali aktiva tetap termasuk pergerakan dan batasannya sebagai bagian dari ekuitas (pemegang saham).

Penggantian Aktiva Tetap

• Penggantian aktiva tetap dilakukan berdasarkan tabel berikut atau dapat dilakukan jika aktiva tersebut telah usang, rusak atau jika aktiva yang dibeli tersebut tidak sesuai dengan permintaan user.
• User dari Departemen yang terkait bertanggung jawab melakukan pemeriksaan fisik sebelum penggantian aktiva tetap. Hasil dari pemeriksaan fisik akan menjadi dokumen pendukung dari permohonan penggantian aktiva tetap.

 Fixed Asset Period End Closing

• Semua aktiva tetap kecuali tanah disusutkan.
• Penyusutan nilai aktiva tetap harus dialokasikan sepanjang umur ekonomisnya secara sistematis. Perusahaan menerapkan metode garis lurus untuk menyusutkan seluruh aktiva tetapnya. Perkiraan umur ekonomis dari setiap kategori aktiva tetap adalah sebagai berikut: Kategori Gedung umur ekonomis 20 tahun, Kendaraan bermotor 4 tahun.
• Untuk perolehan aktiva tetap biaya-biaya penyusutan dimulai dari bulan berikut setelah perolehan (sebelum tanggal 15 dicatat pada bulan yang sama, setelah tanggal 15 dicatat pada bulan berikutnya). Sementara untuk penghapusan aktiva tetap biaya-biaya penyusutan dibiayakan penuh pada bulan penghapusan tersebut.
• Nilai sisa umur ekonomis dan metode penyusutan harus ditinjau ulang secara berkala dan disesuaikan jika perlu minimum setiap akhir tahun keuangan.
• Penyusutan untuk setiap periode harus diakui sebagai biaya untuk periode tersebut.
• Aktiva tetap yang telah disusutkan penuh harus tetap tercatat dalam Daftar Aktiva Tetap sampai saat aktiva tersebut dihapuskan.
• Asisten Akun Aktiva Tetap bertanggung jawab melakukan rekonsiliasi antara General Ledger dan Subsidiary Ledger setiap bulan untuk memastikan bahwa pembukuan-pembukuan tersebut tepat dan penyesuaian-penyesuaian telah diproses dengan benar.

Artikel Lainnya :  Kebijakan dan Prosedure Treasury

Fungsi dan Tanggung Jawab

• Semua permintaan pembelian  aktiva tetap untuk kebutuhan perusahaan dipusatkan pada bagian General Affair. Tujuannya perusahaan adalah menyediakan barang-barang perlengkapan, peralatan dan lainnya pada kondisi yang paling menguntungkan perusahaan.
• Seluruh aktiva tetap yang dibeli dicatat sebagai harga perolehan adalah seluruh pengeluaran yang terjadi  dalam rangka mendapatkan dan menempatkan aktiva tersebut pada kondisi dan tempat yang siap untuk digunakan
• Wewenang bagian general affair adalah: Menberi masukan ke bagian pembelian  tentang Supplier/Vendor yang paling menguntungkan perusahaan, Menentukan, Supplier/Vendor untuk direkomendasikan, Menentukan cara/syarat pembayaran.
• Tanggung jawab Bagian General Affair adalah :

1. Memeriksa Formulir ”Permintaan/Pembelian/Perbaikan barang” dengan lengkap, benar, ditandatangani oleh pemohon, sesuai budget tahunan, disetujui oleh atasan dan BOD
2. Meminta ke Supplier untuk dibuatkan surat penawaran harga yang akan disampaikan ke bagian pembelian, minimal 3 (tiga) Penawaran jika Pembelian diatas Rp.5 juta/unit barang
3. Memonitor Order Pengadaan Barang kepada supplier/Vendor yang telah ditunjuk dan dimintakan persetujuannya  kepada Direksi, dan jika telah disetujui maka lembar pertama  (asli) agar dikirimkan kepada Supplier dan lembar kedua  (copy)  di file.
4. Memeriksa dan pastikan dengan teliti bahwa aktiva tetap yang  diterima dari supplier/vendor sesuai dengan order Pengadaan Barang.
5. Cap order pengadaan barang asli  dengan “ Barang telah diterima  sesuai pesanan dan dalam keadaan baik”  Cantumkan tanggal dan tanda tangan petugas yang berwenang untuk menerima
6. Serahkan kembali asli Order Pengadaan barang kepada supplier sebagai tanda bukti penerimaan barang, yang fungsinya untuk  melakukan penagihan
7. Simpan aktiva tetap  yang telah diterima di gudang atau dapat langsung diserahkan kepada yang mengajukan permohonan pembelian Barang
8. General Affair mengetahui tagihan dari Supplier/Vendor/Pemasok : Faktur Penagihan/Kwitansi penagihan bermaterai cukup, Faktur Pajak untuk  pembelian barang kena pajak   bila supplier PKP, Order Pengadaan barang /SPK dan dicap  “Barang telah diterima” dan ditanda tangani oleh petugas yang berwenang  untuk menerima barang.
9. Tagihan yang telah ditahui & diverifikasi oleh bagian GA, seluruh dokumen penagihan yang telah lengkap diserahkan  ke bagian keuangan untuk proses pembayaran
10. Mencatat pembelian fixed asset kedalam laporan Fixed Asset
11. Membuat daftar laporan  penambahan fixed asset
12. Membuat  laporan penjualan fixed asset
13. Monitoring  Fisik fixed asset  minimal 3 (Tiga) bulan sekali
14. Membuat laporan inventaris yang sudah rusak dan tidak terpakai lagi
15. Membuat usulan penghapusan asset yang tidak terpakai lagi dan atau sudah rusak
16. Memonitoring seluruh dokumen  kepemilikan , STNK, Polis Asuransi dan masa berlakunya surat-surat tersebut.
17. Melakukan/memeriksa labetisasi asset pada inventaris  aktiva tetap setahun sekali.
18. Monitoring, melakukan pencatatan, dan menyampaikan ke bagian akuntansi bila terjadi pemindahan aktiva tetap dari /ke lokasi lain.
19. Melakukan lelang  baik kekaryawan ataupun kefihak ketiga  jia ada  aktiva tetap yang akan dijual
20. Membuat laporan mutasi fixed asset  terdiri dari :

• Nomor Urut
• Kode Fixed Asset
• No. Indentifikasi Fixed Asset
• Saat Perolehan :  Tanggal, Bulan, Tahun,
• Harga Perolehan
• Akumulasi Penyusutan
• Nilai Buku
• Penjamin
• Polis
• No Surat  Bukti Kepemilikan

Artikel Lainnya: Kebijakan dan Prosedure Umum Pajak

Aktiva tetap, kecuali tanah dan bangunan, disusutkan dengan menggunakan methode saldo menurun ganda (Double Declining Method), Bangunan disusutkan dengan menggunakan methode garis lurus (Straingt Line Method). Tarif penyusutan adalah sebagai berikut :

                                                                            Tarif Penyusutan

Bangunan                                                                              5 %

Mesin & Peralatan                                                   25 % - 50 %

Peralatan Pengangkutan                                         25 % - 50 %

Peralatan Kantor & Perabot                                    25 % - 50 %

Tanah dinyatakan berdasarkan biaya perolehan dan tidak disusutkan.  Aktiva Tetap yang tidak digunakan sebesar jumlah terndah antara jumlah yang dicatat dan nilai realisasi bersih.  

Bila nilai tercatat suatu aktiva melebihi taksiran jumlah yang dapat diperoleh kembali (estimated recoverable) Maka nilai tersebut diturunkan ke jumlah yang dapat diperoleh kembali tersebut, yang ditentukan sebagai nilai tertinggi antara harga jual bersih dan nilai pakai.

Beban pemeliharaan dan perbaikan dibebankan pada laporan labarugi pada saat terjadinya, pengeluaran yang memperpanjang masa manfaat atau memberi manfaat ekonomis dimasa yang akan datang dalam bentuk peningkatan kapasitas, mutu produksi atau peningkatan standar kinerja dikapitalissasi. 

Aktiva tetap yang tidak digunakan lagi atau yang dijual dikeluarkan dari kelompok aktiva tetap berikut akumulasi penyusutannya. Keuntungan atau kerugian dari penjualan aktiva tetap tersebut dibukukan dalam laporan laba rugi dalam  tahun yang bersangkutan.

Aktiva sewa guna usaha

Berdasarkan pertimbangan utama terhadap azas makna ekonomi, maka transaksi sewa guna usaha  akan dikategorikan menjadi Capital Lease dan Operating Lease,  bila memenuhi criteria sebagai berikut :

Capital Lease

• Penyewa guna usaha memiliki hak opsi untuk membeli aktiva tersebut pada masa sewa guna usaha dengan harga yang telah disetujui pada saat dimulainya perjnjian sewa guna usaha tersebut.
• Seluruh pembayaran berkala yang dilakukan oleh penyewa guna usaha ditambah nilai sisa mencakup pengembalian harga perolehan barang modal yang disewa guna usaha serta bunganya, sebagai keuntungan  perusahaan sewa guna usaha (full pay out lease).
• Masa sewa guna usaha minimal 2 tahun.

Operating Lease

• Apabila kriteria dari capital lease tersebut tidak terpenuhi, maka transaksi sewa guna usaha tersebut akan dikelompokkan menjadi operating lease atau transaksi sewa menyewa biasa.

Aktiva Tetap Dalam Penyelesaian

Aktiva tetap dalam penyelesaian merupakan  biya-biaya yang berhubungan secara langsung dengan pembangunan fasilitas dan persiapan aktiva tetap yang akan disajikan sebesar harga perolehan. Aktiva Tetap Dalam Penyelesaikan akan dipindahkan ke akun  Aktiva Tetap selesai dan siap digunakan.

Pengeluaran Modal dan Pendapatan

Pengeluaran-pengeluaran yang memberikan manfaat lebih dari satu periode akuntansi harus dikapitalisir sebagai aktiva  sehingga dikategorikan sebagai Pengeluaran Modal (Capital Expenditur). 

Sedangkan pengeluaran yang memberikan manfaat hanya untuk satu periode akuntansi atau kurang, maka akan dapat langsung dibebankan  untuk dipertemukan dengan pendapatan pada periode berjalan atau disebut Pengeluaran Pendapatan  (Revenue expenditure)

Dengan mempertimbangkan  azas materialitas, maka perlu ditetapkan batasan pengeluran yang akan diklasifikasikan sebagai pengeluaran modal atau pengeluaran pendapatan sebagai berikut :

• Pengeluaran untuk perolehan aktiva tetap atau biaya dibayar dimuka dengan jumlah dibawah Rp. 5.000.000,-  diperlakukan sebagai revenue expenditure
• Pengeluaran untuk perolehan aktiva tetap atau biaya dibayar dimuka  dengan jumlah diatas Rp. 5.000.000,- diperlakukan sebagai  capital expenditure

Beban Pemeliharaan dan beban Rehabilitasi 

Pengeluaran yang bersifat rutin dengan jumlah yang tidak materal untuk pemeliharaan atau perbaikan aktiva tetap dalam rangka mempertahankan manfaat ke ekonomian masa mendatang yang dapat diharapkan  oleh perusahaan  atau untuk mempertahankan kinerja semula  dari suatu aktiva akan langsung diakui sebagai  beban pada saat terjadinya.

Pengeluaran untuk perbaikan, renovasi dan rehabilitasi dengan jumlah yang material yang digunakan dalam rangka  memperpanjang masa manfaat atau kemungkinan besar memberi manfaat ke ekonomian dimasa yang akan datang dalam bentuk peningkatan kapasitas umur ekonomi atau peningkatan kinerja harus ditambahkan  atau dikapitalisir  dalam jumlah tercatat pada aktiva yang bersangkutan dengan batasan sebagai berikut:

• Beban pekerjaan renovasi atau rehabilitasi bangunan lebih dari  Rp.25.000.000, atau lebih dari 10 % dari biaya perolehan bangunan , dikapitalisir.
• Beban reparasi mesin lebih dari Rp10.000.000 atau lebih dari 20 %  dari biaya perolehan mesin , dikapitalisir
• Beban reparasi kendaraan lebih dari Rp.5.000.000,- atau lebih dari 5 % dari biaya perolehan kendaraan, dikapitalisir.
• Beban reparasi peralatan operasi lebih dari Rp.2.500.000,- atau lebih dari 20 % dari biaya perolehan peralatan operasi, dikapitalisir.
• Beban reparasi peralatan kantor lebih dari Rp. 2.500.000,- atau lebih dari  20 % dari biaya perolehan peralatan kantor, dikapitalisir.

Batasan material atau tidak material suatu pengeluaran ditetapkan oleh direksi setelah mempertimbangkan dampaknya terhadap kewajaran penyajian laporan keuangan

Penggolongan Aktiva Tetap

Aktiva tetap Perusahaan digolongkan/dikelompokan menjadi:

Golongan	Methode penyusutan	Tarif Penyusutan (%)
Tanah		0
Bangunan	Straight Line	5
Mesin & Perlengkapan Gol I	Double declining	50
Mesin & Perlengkapan Gol II	Double declining	25
Kendaraan	Double declining	50
Inventaris Kantor Golongan I	Double declining	50
Inventaris Kantor Golongan II	Double declining	25

Cara Perolehan aktiva tetap :

Cara perolehan aktiva tetap  adalah sebagai berikut :

• Perolehan aktiva tetap dengan pembelian
• Perolehan aktiva tetap dengan pembangunan sendiri
• Perolehan aktiva tetap dari Sumbangan
• Perolehan aktiva tetap dengan kapitalisasi biaya setelah perolehan (Subsequent expenditures)
• Perolehan aktiva tetap dengan sewa guna usaha/leasing
• Perolehan aktiva tetap dari Pertukaran

Artikel Lainnya: User Manual - Oracle General Ledger

Perolehan aktiva tetap dengan pembelian

Aktiva tetap siap pakai , biaya perolehannya  terdiri dari harga beli, termasuk biaya import, PPn masukan tak boleh direstitusi (non Refundable) dan setiap biaya yang dapat diatribusikan secara langsung dalam membawa aktiva tersebut dalam kondisi yang membuat aktiva tersebut dapat bekerja untuk penggunaan yang dimaksudkan; setiap potongan dagang dan rabat dipotongkan dari harga pembelian. Contoh biaya yang dapat diatribusikan secara langsung adalah :

• Biaya penyiapan tempat
• Biaya penyiapan awal (initial delivery)  , biaya simpan & bongkar muat (Handling cost)
• Biaya pemasangan ( Instalation cost)
• Biaya frofesional seperti arsitek dan insinyur

Pembeliannya dapat local purchases atau Import  ( Tunai, Kredit, TT,  Straight L/C maupun usen L/C)

Perolehan dengan pembangunan sendiri

Perolehan aktiva tetap dengan pembangunan sendiri meliputi  pemakaian modal  berupa  pengeluaran kas,  pemakaian bahan baku, distribusi gaji & Upah,  dan pembebanan biaya overhead dan sumber daya lain yang dipakai dalam memproduksi aktiva tersebut.

Perolehan aktiva tetap dari sumbangan / donasi

Aktiva tetap yang diperoleh dari sumbangan harus dicatat sebesar harga taksiran atau harga pasar yang layak dengan mengkreditkan akum “Modal Donasi”

Perolehan aktiva tetap dengan kapitalisasi pengeluaran setelah perolehan

Perolehan aktiva tetap yang didapat dari kapitalisasi pengeluaran setelah perolehan  awal suatu aktiva tetap  yang memperpanjang masa manfaat atau kemungkinan  besar memberi manfaat keekonomian dimasa yang akan datang dengan bentuk meningkatkan kapasitas, mutu produksi, atau meningkatkan standar kinerja.  

Pengeluaran setelah perolehan awal pada property, pabrik, dan peralatan lainnya hanya diakui suatu aktiva jika  pengeluaran meningkatkan kondisi aktiva melebihi standar aktiva semula.

Contoh peningkatan yang menghasilkan peningkatan manfaat keekonomian masa yang akan datang mencakup :

• Modifikasi suatu pos sarana pabrik untuk memperpanjang usia manfaatnya , termasuk suatu peningkatan kapasitasnya.
• Peningkatan kemampuan mesin (upgrade machenes part) untuk memcapai peningkatan besar dalam kualitas output,
• Penerapan proses produksi baru yang meningkatkan suatu pengurangan besar biaya operasi

Perolehan aktiva tetap dengan leasing

Perolehan aktiva tetap dengan leasing adalah dengan Capital Lease

• Penyewa guna usaha memiliki hak opsi untuk membeli aktiva tersebut pada masa sewa guna usaha dengan harga yang telah disetujui pada saat dimulainya perjnjian sewa guna usaha tersebut.
• Seluruh pembayaran berkala yang dilakukan  oleh penyewa guna usaha ditambah nilai sisa mencakup pengembalian harga perolehan barang modal yang disewa guna usaha serta bunganya, sebagai keuntungan  perusahaan sewa guna usaha (full pay out lease).
• Masa sewa guna usaha minimal 2 tahun.

Perolehan aktiva tetap dengan pertukaran

Perolehan aktiva tetap dengan pertukaran antara lain;

• Pertukaran aktiva tetap tidak serupa dimana biaya dari pos tersebut diukur dari nilai wajar aktiva yang dilepaskan atau diperoleh, yang mana yang lebih andal, equivalent  dengan  nilai wajar aktiva yang dilepas setelah disesuaikan dengan jumlah setiap kas atau setara kas yang ditransfer
• Pertukaran aktiva tetap yang serupa yang memiliki masa manfaat yang serupa dalam bidang usaha yang sama dan memiliki nilai wajar  yang serupa. Suatu aktiva tetap dapat dijual dalam pertukaran dengan kepemilikan aktiva  yang serupa.
• Dalam hal keduanya dimana proses perolehan penghasilan tidak lengkap maka tidak diakui keuntungan atau kerugian dari transaksi tersebut, sebaliknya biaya perolehan aktiva baru adalah jumlah tercatat dari aktiva  yang dilepaskan. Tetapi nilai wajar aktiva yang diterima  dapat menyediakan bukti dari suatu pengurangan (impairment) aktiva yang dilepaskan, maka nilai aktiva  yang dilepas diturun nilai buku kan (Written down) dan nilai turun nilai buku ditetapkan untuk aktiva

Artikel Lainnya:  User manual Oracle Budget

Dokumen :

Dokumen  yang digunakan dalam mencatat data  transaksi yang mengubah  harga pokok aktiva tetap dan akumulasi depresiasi aktiva tetap adalah  :

1. Surat permintaan otorisasi  investasi ( Expenditure Autorization request)
2. Surat permintaan reparasi ( Reparasi request)
3. Surat permintaan transfer aktiva tetap
4. Surat permintaan penghentian aktiva tetap
5. Surat Perintah kerja (Work Order)
6. Surat Order Pembelian
7. Laporan Penerimaan Barang
8. Faktur dari pemasok
9. Bukti Kas Keluar
10. Bukti memorial

Formulir Permintaan otorisasi Investasi / perbaikan

Formulir permintaan otorisasi investasi Aktiva tetap digunakan oleh tiap-tiap bagian yang meminta tindakan selanjutnya, formulir ini harus disis oleh pemohon, diketahui oleh atasan langsung/Kepala Divisi terkait dan disetujui oleh Direktur Terkait

Isi Formulir surat permintaan otorisasi investasi/perbaikan aktiva tetap adalah sebagai berikut :

1. Tanggal dibuatnya formulir tersebut
2. Dari departemen mana permintaan tersebut dikeluarkan
3. Uraian dan jumlah barang apa yang dibutuhkan
4. Maksud dan tujuan pembelian
5. Tanggal dibutuhkan
6. Kolom pemohon yang diketahui oleh atasan untuk ditandatangani
7. Kolom anggaran yang terdiri dari apakah inventaris yang dibeli termasuk yang dianggarkan atau tidak, total anggaran, realisasi pembelian, dan sisa anggaran
8. Kolom Penjelasan, komentar general affair   atas pembelian tersebut
9. Kolom komentar Direksi atas pembelian barang tersebut dan kolom tanda tangan persetujuan

Formulir permintaan otorisasi investasi/perbaikan aktiva tetap harus disetujui :

Keterangan	Pemohon	Kepala divisi	General Affair	Dir. Keu	Dir Ops	Direktur utama
Inv Kantor<100 jt="" span="">	Ya	Ya	Ya	Ya	-	-
Perl Ops   <100 jt="" span="">	Ya	Ya	Ya	-	Ya	-
FixedAsset>100jt	Ya	Ya	Ya	-	-	Ya

Pemindahan Fixed asset dari/ke lokasi lain

Pemindahan Fixed Asset dapat dilakukan karena beberapa hal antara lain :

• Permintaan pembelian dari cabang/Representative/lokasi atau kantor pusat , tetapi setelah dianalisa ternyata dicabang/representative/kolasi lainnya  terdapat barang yang diminta dan tidak digunakan
• Karena lokasi  tersebut habis masa operasionalnya dan Fixed assetnya harus dipindahkan   fisik dan  pencatatannya
• Aktiva tersebut  tidak sesuai dilokasi/cabang  yang satu tetapi  dibutuhkan dicabang/lokasi yang   lainnya.  Dan lain sebagainya

Guna pemindahan Fixed Asset tersebut digunakan formulir pemindahan Fixed Assed  dengan terlebih dahulu  disetujui oleh Direksi  atas usulan General Affair  atau direksi itu sendiri

Formulir pemindahan  fixed asset  ini menjelaskan antara lain :

1. Nomor berisi nomor formulir pemindahan
2. Tanggal berisi tanggal pembuatan form pemindahan
3. Tempat asal Aktiva tetap tersebut
4. Tujuan / ketempat tujuan Fixed Asset
5. No. nerisi nomor urut aktiva yang dipindahkan
6. Kode Aktiva : kode nomer label semula aktiva tersebut
7. Kolom tanggal Perolehan berisi tanggal perolehan awal
8. Nama Aktiva berisi Nama aktiva yang dipindahkan
9. Jumlah unit berisi jumlah unit aktiva yang dipindahkan
10. Jenis asset berisi golongan asset yang dipindahkan (Bangunan, Mesin, Kendaraan dan lainnya)
11. Alasan pemindahan berisi alasan kenapa asset dipindahkan
12. Pemohon berisi Tanda tangan & Nama jelas pemohon
13. Diketahui atasan berisi Tandatangan atasan dan Nama jelas
14. Kolom Nilai Perolehan adalah nilai perolehan awal asset
15. Kolom Akumulasi penyusutan berisi  jumlah nilai yang telah disusutkan atas Fixed asset tersebut
16. Nilai Buku berisi Nilai tercatat (net) : Nilai perolehan dikurangi akumulasi penyusutan
17. Kolom penjelasan/komentar general affair atas pemindahan fixed asset dan tanda tangan
18. Kolom komentar Direksi atas pemindahan tersebut & tandatangan persetujuannya

Yang berhak menandatangani  pemindahan fixed asset diatur sebagai berikut:

Keterangan	Pemohon	Kepala divisi	General Affair	Dir. Keu	Dir Ops	Direktur utama
Inv Kantor<100 jt="" span="">	Ya	Ya	Ya	Ya	-	-
Perl Ops   <100 jt="" span="">	Ya	Ya	Ya	-	Ya	-
FixedAsset>100jt	Ya	Ya	Ya	-	-	Ya

Permintaan Penghentian pemakaian aktiva tetap

Dokumen ini berfungsi sebagai permintaan dan pemberian otorisasi penghentian pemakaian aktiva tetap

Permintaan penghentian pemakaian aktiva tetap adalah :

• Bagian : Bagian yang mengajukan penghentian Aktiva pemakaian aktiva tetap
• Departemen adalah Departemen yang mengajukan penghentian pemakaian  aktiva tetap
• No. PPPAT  Nomor Dokumen
• Tanggal PPPAT : Tanggal dokumen
• Nomor urut : No urut aktiva PPPAT
• Kode Aktiva : kode nomer label  aktiva tetap PPPAT tersebut
• Nama  Aktiva tetap adalah nama aktiva  PPPAT
• Lokasi : Lokasi aktiva PPPAT
• Kondisi : Kondisi aktiva PPPAT
• Taksiran Nilai Jual : Taksiran Nilai jual aktiva  PPPAT
• Penjelasan  & Alasan atas aktiva PPPAT
• Pemohon berisi Tanda tangan & Nama jelas pemohon
• Diketahui atasan berisi Tandatangan atasan dan Nama jelas
• Kolom  Nilai Perolehan  adalah nilai perolehan awal asset
• Kolom Akumulasi penyusutan berisi  jumlah nilai yang telah disusutkan  atas Fixed asset tersebut
• Nilai Buku berisi Nilai tercatat (net) : Nilai perolehan dikurangi akumulasi penyusutan
• Kolom penjelasan/komentar general affair  atas pemindahan fixed asset dan tanda tangan
• Kolom komentar Direksi atas pemindahan tersebut & tandatangan persetujuannya

Artikel Lainnya : Cara Setting MYOB Premier13 Accounting berjalan Online - LAN & WAN

Yang berhak menandatangani permintaan penghentian pemakaian aktiva tetap adalah sebagai berikut :

Keterangan	Pemohon	Kepala divisi	General Affair	Dir. Keu	Dir Ops	Direktur utama
Inv Kantor<100 jt="" span="">	Ya	Ya	Ya	Ya	-	-
Perl Ops   <100 jt="" span="">	Ya	Ya	Ya	-	Ya	-
FixedAsset>100jt	Ya	Ya	Ya	-	-	Ya

Formulir Order Pembelian/Perbaikan Fixed Asset

Formulir Order Pembelian/Perbaikan Fixed Asset adalah surat perjanjian yang sah dari perusahaan atas transaksi pembelian/perbaikan Fixed Asset. Semua PO berdasarkan formulir Permintaan  pembelian / perbaikan fixed asset yang telah disetujui

Formulir order Pembelian/Perbaikan fixed asset ini menjelaskan antara lain:

• Nama Rekanan yang dituju
• Tanggal Penerbitan PO
• Term Of Payment
• Nama  aktiva tetap yang dibeli/diperbaiki
• Jumlah unit aktiva tetap  yang dibeli/diperbaiki
• Harga Satuan Barang/ harga perbaikan
• Jumlah harga yang dibeli/harga perbaikan
• Dasar pengenaan PPn
• Total penggantian

Yang berhak menandatangani Order Pembelian/Perbaikan Fixed asset diatur sebagai berikut:

Keterangan	General affair	Purchasing	Dir. Keu	Dir Ops	Direktur utama
Inv Kantor < 100 jt	Ya	Ya	Ya	-	-
Perl Ops    < 100 jt	Ya	Ya	-	Ya	-
FixedAsset > 100jt	Ya	Ya	-	-	Ya

Surat Perintah Kerja (Work Order)

• Dokumen ini mempunyai 2 fungsi yaitu sebagai perintah dilaksanakannya pekerjaan  tertentu mengenai aktiva tetap dan sebagai catatan yang dipakai  untuk mengumpulkan biaya  pembuatan aktiva tetap. Dokumen ini sebagai  perintah pemasangan aktiva yang dibeli, pembongakran aktiva tetap yang dihentikan pemakaiannya
• Formulir Surat Perintah kerja  (Work Order) ini menjelaskan antara lain :

1. Departemen/Bagian yang  membuat SPK
2. No SPOR yaitu nomor Surat Permintaan otorisasi reparasi
3. Tanggal SPOR yaitu tanggal Surat Permintaan otorisasi reparasi
4. No SPK  : No surat perintah Kerja
5. Perincian Biaya yaitu perincian pengeluaran biaya terdiri dari :
6. Tanggal : Tanggal Pengeluaran Biaya
7. Keterangan : keterangan pengluaran biaya
8. No Bukti : No Bukti pengeluaran biaya
9. Bahan  : biaya pemakaian bahan
10. Suku Cadang : biaya pemakaian suku cadang
11. Tenaga kerja : biaya tenaga Kerja
12. Overhead/Jasa : Biaya overhead atau jasa
13. Jumlah : total biaya yang dikeluarkan
14. Bagian Reparasi& Pemeliharaan : Yang mengeerjaka
15. Departemen tehnik : Dept induk pemeliharaan & Reparasi

Otorisasi Surat Perintah Kerja ( Work Order) 

Keterangan	General affair	Purchasing	Dir. Keu	Dir Ops	Direktur utama
Inv Kantor < 100 jt	Ya	Ya	Ya	-	-
Perl Ops    < 100 jt	Ya	Ya	-	Ya	-
FixedAsset > 100jt	Ya	Ya	-	-	Ya

Standar Operating Prosedur (SOP) Lainnya:

1. Standard Operating Procedure Accounting & Finance
2. Kebijakan dan Prosedur Hutang Dagang (Account Payable) - Part 1
3. Kebijakan dan Prosedur Hutang Dagang (Account Payable) - Part 2
4. Kebijakan dan Prosedur Hutang Dagang (Account Payable) - Part 3
5. Kebijakan & Prosedur Piutang Dagang (Account Receivable)
6. Kebijakan dan Prosedure Persediaan (Inventory Control)
7. Kebijakan dan Prosedure Treasury
8. Kebijakan dan Prosedure Umum Pajak
9. Kebijakan dan Prosedure Aktiva Tetap (Fixed Assets)

Sumber : www.kembar.pro