Kebijakan dan Prosedure Umum Pajak - SOP Part 6

Kebijakan Umum Pajak 

1. Kepala departemen pajak bertanggungjawab untuk merumuskan perencanaan pajak tahunan sebagai bagian dari perencanaan bisnis tahunan. Perencanaan pajak harus dibuat untuk memaksimalkan penggunaan manfaat pajak, untuk menghindari inefisiensi dari pembayaran pajak dan memaksimalkan perolehan klaim pajak termasuk pengelolaan kerugian pajak.
2. Kepala departemen pajak harus memastikan: Implementasi dari peraturan-peraturan pajak terkini, Akurasi dan kelengkapan seluruh perhitungan dan SPT, Penjadwalan penyelesaian kewajiban dan SPT sesuai jadwal yang ditentukan oleh regulasi pajak Indonesia, Memberikan informasi yang lengkap kepada otoritas pajak, Penggunaan secara maksimal fasilitas dan manfaat pajak sesuai undang-undang dan regulasi pajak, juga batasan hukum pajak yang relevan.
3. Rekonsiliasi pajak terdiri dari dua rekonsiliasi utama, yaitu rekonsiliasi obyek pajak dan rekonsiliasi saldo hutang pajak. Rekonsiliasi obyek pajak disiapkan dengan modul JDE yang laporannya dapat dibuat dari modul tersebut. Semua yang direkonsiliasi harus dijustifikasi dan jelas sebelum pembayaran pajak dilakukan. Rekonsiliasi saldo hutang pajak antara ledger dan SPT dibuat oleh Team setiap bulan. Tim pajak akan mereview rekonsiliasi yang dibuat oleh Team dan mengambil tindakan berdasarkan rekonsiliasi tersebut jika dibutuhkan. Penjadwalan rekonsiliasi pajak bulanan ditentukan dalam  SLA untuk setiap proses perpajakan.
4. Tim pajak bertanggungjawab mengelola regulasi pajak  Indonesia terkini
5. Mengadakan rapat pajak bulanan untuk membahas regulasi pajak Indonesia terkini.
6. Berlangganan data base regulasi pajak yang diupdate setiap kwartal (3 bulan sekali).
7. Menunjuk administrator pajak untuk menyusun dan mengkomunisasikan secara rutin regulasi pajak baru/yang  diupdate/diamandemen dan/atau  informasi  lain  yang berhubungan dengan pajak.
8. Semua kontrak atau perjanjian dengan pihak ketiga harus mencantumkan klausal relevan yang membahas soal perpajakan, yang akan direview dan dikonsultasikan oleh manajer pajak dan kepala departemen pajak atau, jika perlu, dikonsultasikan dengan konsultan pajak perusahaan.
9. Kepala departemen pajak harus menginformasikan implikasi pajak dari tindakan-tindakan Perusahaan dan pendekatan praktis untuk mengurangi resiko berikut ini: Akusisi, reorganisasi dan penghapusan, Struktur biaya manajemen, biaya bantuan teknis, dan biaya hak cipta (jika ada).
10. Pembiayaan hutang-vs-ekuitas
11. Penerapan perjanjian pajak dan klaim kerugian pajak;
12. Implikasi  pajak  dari  transaksi internasional/lintas batas wilayah hukum.
13. Manajer pajak dan kepala departemen pajak harus mereview dan mengkonfimasikan  update modul JDE untuk hal-hal berikut: Pengupdate-an Supplier Master, Item Master dan Customer Master berdasarkan transaksi terkait.
14. Pengupdate-an modifikasi sistem (obyek pajak, tarif pajak, jenis pajak penghasilan dan nilai tukar) sebagai implikasi dari perubahan-perubahan  regulasi  pajak.
15. Perusahaan harus mengelola dan mengupdate dokumentasi dan pelaporan sebagaimana diatur dalam regulasi pajak yang berlaku.
16. Tim pajak bertanggungjawab untuk menangani semua permintaan dari audit pajak dan mengkomunikasikan hasil audit kepada CFO sebelum mengadakan konferensi penutup audit pajak dengan auditor pajak.
17. Tim pajak bertanggungjawab menyimpan semua dokumen yang berhubungan   dengan pajak untuk kurun waktu sebagaimana  diatur dalam regulasi Indonesia.
18. Tim pajak bertanggungjawab atas persyaratan-persyaratan statutori berikut:

• Membuat slip pajak bulanan (SSP) and surat pemberitahuan pajak bulanan (SPT), dan segera mengarsipkan SPT tersebut kepada kantor pajak yang terkait. Jatuh tempo pembayaran dan pelaporan pajak akan diatur dalam prosedur pajak.
• Membuat surat-surat pemberitahuan pajak dengan mengimplementasikan e-SPT yang diperlukan.
• Mendapatkan persetujuan untuk SPT Masa dan SPT Tahunan sebagaimana dinyatakan dalam prosedur pajak.

     Artikel Terkait : Cara Lapor SPT Tahunan Online via efiling DJP Online

Pajak Pertambahan Nilai (PPN) 

1. Perusahaan harus membuat faktur pajak dan membebankan PPN kepada pelanggan untuk semua transaksi  yang  terkena PPN dan melaporkannya kepada otoritas pajak.
2. Perusahaan harus mengklaim semua PPN Masukan dengan menjalankan prosedur sesuai dengan undang-undang pajak, kecuali PPN Masukan yang tidak dapat ditagih kembali berdasarkan regulasi.
3. Tim pajak harus memverifikasi keabsahan faktur pajak sebelum mengajukan klaim penagihan kembali  kepada otoritas pajak. Tim pajak harus meminta vendor merevisi faktur pajak yang salah agar perusahaan dapat mengklaim kembali PPN Masukan tersebut. Faktur pajak yang telah direvisi harus diterima sebelum  pembayaran PPN kepada suplier dilakukan, dan sebelum masa berlaku klaim PPN berakhir.  
4. Faktur pajak harus ditandatangani oleh pejabat yang berwewenang sebagaimana yang dilaporkan ke otoritas  pajak, sama seperti yang tercantum dalam Prosedur Pajak.
5. PPN Masukan diakui dan dicatat ke dalam ledger jika barang sudah dikirim atau pembayaran dari pelanggan sudah diterima, yang mana lebih dulu terjadi.
6. PPN Keluaran diakui dan Faktur Pajak dibuat pada saat barang diterima atau pembayaran dilakukan (down payment), yang mana yang terjadi lebih dulu.
7. Setiap bulan, tim bertanggungjawab mengadakan rekonsiliasi antara SPT Masa PPN dengan General  Ledger. Items yang harus direkonsiliasi harus diklarifikasi dan tindakan yang perlu harus dilakukan untuk menyelesaikannya.
8. Tim pajak bertanggungjawab untuk: 

• Membuat faktur pajak berdasarkan invoice penjualan yang dikeluarkan oleh Tim Penjualan dan Pemasaran dan invoice yang dikeluarkan oleh Tim Keuangan yang terkait dengan income lain (misalnya, penjualan barang sisa, sewa tempat kepada pihak ketiga, mutasi aktiva tetap antar perusahaan);
• Mendapatkan dan memverifikasi Laporan Pendapatan dari Tim Keuangan dan Tim Penjualan dan Pemasaran   secara rutin, untuk memastikan bahwa faktur pajak telah diterbitkan untuk semua pendapatan kena pajak (PPN);
• Mereview dan mengklarifikasi rekonsiliasi PPN yang dibuat oleh tim dan mengambil tindakan yang diperlukan untuk merevisi SPT, jika diperlukan berdasarkan rekonsiliasi, sebelum pembayaran    pajak dan pembuatan SPT Masa PPN;
• Menghitung hutang PPN bersih atau kelebihan pembayaran setiap bulan dan membayar hutang PPN tepat waktu.  

       Artikel Lainnya : Kebijakan & Prosedur Piutang Dagang (Account Receivable) - SOP Part 3

Pajak Penghasilan Perusahaan (PPh Pasal 29) 

1. Perusahaan menghitung prakiraan pajak penghasilan dan pajak yang ditangguhkan sebelum memulai tahun keuangan dan memasukannya ke dalam anggaran tahunan.
2. Kepala departemen pajak bertanggungjawab mereview perhitungan pajak penghasilan dan pajak yang ditangguhkan perusahaan.
3. Pajak penghasilan perusahaan harus konsisten dengan perhitungan pajak yang ditangguhkan (pendekatan neraca keuangan). Pajak yang ditangguhkan (pendekatan neraca keuangan) dibuat oleh departemen accounting; pajak penghasilan perusahaan dihitung oleh tim pajak. Perbedaan yang ditemukan diantara kedua pendekatan tesebut akan diselesaikan sebelum finalisasi SPT.
4. Draft SPT tahunan perusahaan harus direview oleh konsultan pajak yang ditunjuk pada pada tahun penilaian tersebut. Tim pajak harus memberikan klarifikasi untuk pertanyaan-pertanyaan yang diajukan oleh  konsultan pajak sebelum finalisasi SPT perusahaan.
5. Pajak penghasilan tahunan perusahaan dan pajak bulanan perusahaan dihitung dan SPT perusahaan dibuat  sesuai dengan undang-undang pajak penghasilan.
6. Hutang pajak perusahaan final (PPh no. 29) dihitung dengan mempertimbangkan pajak tahunan perusahaan dan pajak perusahaan yang dibayar di muka. Hutang PPh no. 29 harus dibayarkan tepat waktu sebelum menyerahkan SPT perusahaan.
7. Pajak penghasilan perusahaan harus direncanakan dan dikelola untuk menghindari kelebihan pembayaran pajak. Tim pajak harus melakukan pengurangan dari pajak bulanan perusahaan (PPh no. 25) jika kelebihan pembayaran pajak perusahaan diantisipasi pada awal tahun keuangan.
8. Pajak perusahaan yang dibayar di muka terdiri dari: PPh no. 25, Pajak penghasilan yang dipotong oleh pelanggan atas jasa yang diberikan (PPh no. 23), Pajak penghasilan yang dipotong dari transaksi import atau lembaga-lembaga pemerintah (PPh no. 22).
9. Tim keuangan harus menyediakan dokumen asli dari pajak yang dibayar di muka agar tim pajak dapat  mengelola dokumen-dokumen pajak yang dibayar di muka tersebut secara teratur dan siap digunakan untuk mengklaim pajak saat membuat SPT perusahaan.
10. PPh no. 25 dihitung berdasarkan undang-undang perpajakan. PPh no. 25 tahun berjalan dihitung berdasarkan pajak perusahaan tahun lalu minus biaya/penghasilan tidak tetap dan pajak yang dibayar di  muka tidak tetap tahun lalu.
11. Tim pajak harus membuat daftar pajak yang dibayar di muka dan mengirimkannya kepada tim untuk  direkonsiliasikan dengan ledger saat membuat SPT perusahaan.
12. PPh no. 22/23 tentang pajak yang dibayar di muka harus dikelola sebagai berikut:
13. Tim keuangan mengirimkan daftar PPh no. 22/23 sebagaimana tercatat dalam ledger untuk bulan yang dimaksud kepada tim pajak. Daftar tersebut harus dilampirkan bersama dokumen - dokumen asli untuk mendukung klaim pajak yang dibayar di muka.
14. Tim keuangan harus menindaklanjuti dokumen asli untuk PPh no. 22/23 terhutang yang belum didukung oleh dokumen asli.
15. Tim pajak harus mengkonfirmasikan PPh no. 22/23 yang belum didukung oleh dokumen-dokumen asli dan menindaklanjuti tim keuangan untuk meminta dokumen pendukung asli;
16. Semua dokumen pendukung harus ada sebelum finalisasi SPT perusahaan;
17. Masing-masing financial controller harus mengadakan klarifikasi untuk PPh no. 22/23 yang tidak dapat diklaim dikarenakan tidak adanya dokumen pendukung atau mendapatkan persetujuan dari CFO untuk penghapusan.
18. Tim pajak harus mengklaim semua PPh no. 22/23 yang didukung oleh dokumen asli.

    Artikel Lainnya : Kebijakan dan Prosedur Hutang Dagang (Account Payable) - SOP Part 2 - 1

    

     Pajak Penghasilan Karyawan (PPh 21) 

1. Rincian mengenai obyek pajak, tarif dan withholder mengacu kepada regulasi pajak Indonesia.
2. Dalam hal mutasi atau transfer resmi dari pusat ke cabang, antar cabang atau sebaliknya dan perubahan status karyawan, departemen SDM harus membuat pernyataan tertulis mengenai hal-hal tersebut. Pernyataan tersebut berfungsi sebagai order kepada departemen payroll untuk membuat penyesuaian relokasi  terkait dengan perhitungan pajak penghasilan karyawan tersebut.
3. Penghasilan pribadi tidak kena pajak untuk perhitungan pajak penghasilan karyawan harus sesuai dengan status karyawan pada awal tahun. Jika terjadi perubahan status karyawan (belum menikah, menikah tanpa anak, menikah dengan satu anak, menikah dengan dua anak atau menikah dengan tiga anak) pada pertengahan tahun, maka perhitungan pendapatan pribadi tidak kena pajak tetap didasarkan atas status karyawan pada awal tahun. Update Penghasilan Tidak Kena Pajak : PTKP 2016
4. Setiap bulan, tim pajak dan tim keuangan bertanggungjawab memperoleh ringkasan dari perhitungan payroll (termasuk daftar PPh 21) dari masing-masing departemen payroll terkait. Ringkasan ini harus dilengkapi dengan informasi mengenai accrual entry dalam catatan ledger untuk memastikan bahwa ringkasan payroll dan pajak karyawan tesebut sesuai dengan catatan ledger.
5. Setiap bulan, tim SSC bertanggungjawab melakukan rekonsiliasi antara SPT Masa PPh 21 dengan general ledger. Jika ditemukan perbedaan, maka harus dilakukan investigasi, ditindak-lanjuti dan dikoreksi.
6. Setiap tahun, masing-masing departemen payroll bertanggungjawab menghitung ulang PPh 21 untuk tahun yang didasarkan SSP. Masing-masing departemen payroll juga bertanggungjawab untuk melakukan rekonsiliasi antara biaya karyawan dalam general ledger dengan total biaya karyawan dan PPh 21 terhutang dalam SSP untuk satu tahun.
7. Setelah perhitungan final pajak karyawan tahunan, tim pajak bertanggungjawab membuat bukti potong PPh 21 – form 1721 A1) untuk didistribusikan ke setiap karyawan.
8. Perusahaan berkewajiban memotong, menyimpan & melaporkan pajak penghasilan yang berhubungan dengan pekerjaan, jasa atau kegiatan-kegiatan dengan sebutan atau bentuk apapun yang diterima atau diaccrue oleh wajib pajak berkewarga negaraan Indonesia.  Penghasilan tersebut adalah sebagai berikut:
9. Gaji, upah, honorarium, tunjangan dan jenis-jenis pembayaran lainnya yang berhubungan dengan pekerjaan yang dilakukan oleh karyawan atau non-karyawan.
10. Honorarium atau jenis-jenis pembayaran lainnya sebagai kompensasi jasa, termasuk jasa tenaga ahli independen, dan;
11. Pembayaran yang berhubungan dengan pelakasanaan kegiatan-kegiatan tertentu.

   Artikel Lainnya : Standard Operating Procedure Accounting & Finance - Part 1

     PPh 15/23/26/4(2) 

1. PPh 15 adalah pajak yang terkait dengan penghasilan dari kegiatan-kegiatan transportasi kapal laut dan penerbangan. Rincian mengenai obyek pajak, tarif dan withholder mengacu kepada regulasi pajak Indonesia.
2. PPh 23 adalah pajak yang terkait dengan penghasilan dari jasa, sewa (kecuali sewa gedung) dan suku bunga. Withholder dari pajak jenis ini adalah wajib pajak berkewarganegaraan Indonesia. Rincian mengenai obyek pajak, tarif dan withholder mengacu kepada regulasi pajak Indonesia.
3. PPh 26 adalah pajak yang terkait dengan penghasilan yang diterima oleh wajib pajak berkewarganegaraan asing yang terkait dengan jasa offshore yang dilakukan. Withholder dari pajak jenis ini adalah institusi pemerintah, subyek pajak domestik, kegiatan-kegiatan operator, dan badan usaha permanen. Dalam hal perjanjian pajak antara pemerintah RI dengan pemerintah negara-negara lain, perhitungan PPh 26 akan berdasarkan perjanjian pajak tersebut (fasilitas PPh 26/pengurangan tarif  PPh 26).  Rincian mengenai obyek pajak, tarif dan withholder mengacu kepada regulasi pajak Indonesia.
4. PPh 4 paragraf 2 adalah pajak yang terkait dengan penghasilan dari sewa gedung, suku bunga dan penghasilan lain yang tercantum dalam regulasi pajak Indonesia yang berlaku. Rincian mengenai obyek pajak, tarif dan withholder mengacu kepada regulasi pajak Indonesia.
5. Pajak penghasilan atas pembagian deviden harus dilakukan saat deviden tersebut dibayarkan kepada pemegang saham dan tim pajak akan memberikan laporan dalam periode tersebut.
6. Setiap bulan, tim pajak bertanggungjawab:
7. Melakukan rekonsiliasi antara biaya-biaya yang terkena withholding tax dengan general ledger untuk Kantor Pusat dan masing-masing Kantor Cabang berdasarkan format yang dibuat oleh JDE. Jika ditemukan perbedaan, maka harus dilakukan investigasi, ditindak-lanjuti dan dikoreksi sebelum pembayaran pajak dan pembuatan SPT Masa Withholding Tax.
8. Membuat bukti potong SPT untuk didistribusikan ke supplier yang terkait. 
9. Setiap bulan, tim bertanggungjawab melakukan rekonsiliasi antara SPT Masa Withholding Tax dengan general ledger. Jika ditemukan perbedaan, maka harus dilakukan investigasi, ditindak-lanjuti dan dikoreksi. 

Standar Operating Prosedur (SOP) Lainnya:

1. Standard Operating Procedure Accounting & Finance
2. Kebijakan dan Prosedur Hutang Dagang (Account Payable) - Part 1
3. Kebijakan dan Prosedur Hutang Dagang (Account Payable) - Part 2
4. Kebijakan dan Prosedur Hutang Dagang (Account Payable) - Part 3
5. Kebijakan & Prosedur Piutang Dagang (Account Receivable)
6. Kebijakan dan Prosedure Persediaan (Inventory Control)
7. Kebijakan dan Prosedure Treasury
8. Kebijakan dan Prosedure Umum Pajak
9. Kebijakan dan Prosedure Aktiva Tetap (Fixed Assets)

Sumber : www.kembar.pro