Kebijakan dan Prosedure Treasury - SOP Part 5

SOP TREASURY

Standar Operasional Prosedur Treasury Perusahaan mengacu pada mekamisme yang sesuai dengan prinsip serta standar keuangan dan diharapkan dapat memenuhi standar akuntansi perusahaan manufaktur, akuntansi perusahaan dagang, Jasa dan lain-lain.

Prosedur Akuntansi Keuangan adalah tata cara atau urut-urutan dari suatu proses keuangan sesuai dengan jenis transaksi keuangan baik penerimaan atau pengeluaran uang serta dokumen pendukung yang harus disertakan untuk menunjang keabsahan transaksi.

Pengelolaan majemen keuangan dan tertib administrasi dan batasan pemberian wewenang atas pengelolaan bank maka maka dikelompokkan bank account sebagai berikut:

• Bank Master guna penerimaan hasil penjualan dan pendapatan lainnya dan pembayaran approval BOD
• Bank Loan diperuntukan guna penerimaan dan pembayaran  transaksi  pinjaman
• Bank Operasional untuk  keperluan operasional perusahaan

Standar Opersional prosedur Keuangan terdiri dari :

I.   Kebijakan – Kebijakan Keuangan

II.  Prosedur Pengelolaan Dana baik Kas dan Cash equivalent

I. Kebijakan – Kebijakan Keuangan

Kebijakan  Perkiraan  dan monitoring arus kas bulanan

Finance Staff menyiapkan laporan perkiraan arus kas (penerimaan kas dan pengeluaran kas) setiap bulannya. Untuk penerimaan kas meliputi: pembayaran piutang klien, pendapatan lain-lain, dsb. Untuk pengeluaran kas meliputi: pembayaran hutang supplier, pengeluaran operasional, dsb.

Laporan perkiraan arus kas (penerimaan kas dan pengeluaran kas) direview dan disetujui oleh Finance Controler dan Finance Director.

Analisa antara laporan perkiraan arus kas, perkiraan penerimaan kas dan pengeluaran kas dengan aktual penerimaan kas dan pengeluaran kas. Laporan Kas dan Bank Harian disetujui oleh minimal Trasury Manager

Kebijakan pelaporan dan monitoring atas arus kas mingguan

Finance Dept. melakukan monitoring setiap minggunya, berdasarkan laporan perkiraan arus kas bulanan apakah telah sesuai dengan penerimaan dan pengeluaran kas aktual.

Laporan atas penerimaan kas dapat dilihat pada akun piutang klien, pendapatan lain-lain (pendapatan dari investasi dan bunga bank), dll. Laporan atas pengeluaran kas dapat dilihat pada akun hutang usaha (pembayaran hutang kepada Supplier), pengeluaran operasional (biaya-biaya), dll.

Artikel Lainnya: Kebijakan dan Prosedure Persediaan (Inventory Control) - SOP Part 4

Kebijakan Umum Pembayaran Kas dan Bank

Tujuan pelaksanaan petunjuk prosedur operasional untuk pembayaran melalui kas dan bank adalah untuk memastikan bahwa:

1. Seluruh pembayaran didukung sepenuhnya oleh dokumen-dokumen yang sah.
2. Seluruh pembayaran ditangani oleh pihak yang berwenang
3. Seluruh pembayaran dicatat secara akurat dan tepat waktu
4. Sistem informasi keuangan tersedia untuk mendukung proses pembayaran tunai melalui bank yang efektif dan efisien.
5. Seluruh pembayaran kepada supplier harus dilakukan melalui sistem yang ada di perusahaan.
6. Pajak yang terkait dengan invoice yang telah diverifikasi dan dibuat checklistnya harus dilengkapi dan telah disetujui Financial Controller sebelum pembayaran dilakukan.
7. Seluruh cek yang dibatalkan dan dikembalikan harus dicatat pada buku cek disertai dengan alasan pembatalan dan pengembaliannya.
8. Dilarang untuk menandatangani cek kosong, cek tanggal yang telah lewat, dan cek tunai untuk fihak ketiga.
9. Seluruh buku cek yang kosong harus berada dibawah pengawasan Financial Controller.
10. Jika pembayaran telah dilakukan, seluruh dokumen pendukung harus diberi stempel “Lunas”.
11. Pembayaran melalui Bank dapat diliohat pada “Kebijakan dan proses pembayaran hutang”
12. Pembayaran sampai dengan Rp. 300.000,- dapat dibayarkan melalui petty cash.
13. Petty cash dikelola dengan sistem imprest.
14. Pengisian kembali petty cash dilakukan ketika petty cash telah mencapai 50% dari saldo imprest. Saldo dari sistem imprest harus ditentukan oleh Financial Controller.
15. Kas dalam brankas dan kas dalam perjalanan harus didasarkan atas polis asuransi.

Kebijakan Umum Petty Cash

1. Petty cash adalah sejumlah uang yang dialokasikan untuk pembayaran diluar prakiraan operasional perusahaan dibawah Rp. 300 ribu untuk per item/transaksi. Petty cash ditempatkan di Finance Dept. (besaran tergantung kebijakan BOD)
2. Petty cash tidak diperkenankan digunakan untuk pembayaran bahab baku, CAPEX, donasi, biaya perjalanan dinas termasuk cek tunai untuk personil tidak dapat dicairkan diperkenankan melalui petty cash.
3. Petty cash tidak diperkenankan untuk dipinjamkan untuk karyawan atau sebaliknya. Finance Controller atau site Manager di setiap lokasi mempunyai wewenang untuk menaikkan saldo petty cash. Wewenang/authority limit/batasan nilai rupiah mengacu kepada “Manual of Authority”
4. Pemohon diperkenankan untuk mengajukan petty cash advance dengan persetujuan dari Head of Dept. dan Finance Controller dari masing-masing lokasi  dan harus diselesaikan dalam jangka waktu 24 jam disertai bukti pendukungnya dan juga PO/SO//kontrak atau persetujuan dari HO Dept untuk non PO.
5. HR HO dan Lokasi harus melakukan verifikasi atas klaim/reimbursement karyawan untuk memastikan proses tersebut telah sesuai dengan kebijakan perusahaan atas benefit karyawan.
6. Pengisian petty cash dilakukan ketika saldo pengeluaran petty cash telah mencapai 50% dari keseluruhan saldo petty cash atau setiap bulan sebelum tanggal 25. Proses pengisian petty cash harus selesai maksimum dalam 1 (satu) minggu.
7. Petty cash secara fisik telah terlindungi dari kehilangan sepanjang waktu. (sebagai contoh, telah disimpan didalam brankas, dll) dan seluruh dana petty cash telah dilindungi dengan asuransi.

Kebijakan Petty Cash Opening (New Account)

1. Mengajukan proposal untuk pembukaan akun baru petty cash.
2. Proposal mencakup : Mengapa dibutuhkan pembukaan akun petty cash yang baru, Pengisian kembali saldo petty cash jika pengeluaran telah mencapai 50% dari imprest, kapan waktu untuk pembukaan akun baru petty cash, cost & benefit dari pembukaan akun baru petty cash tersebut, peralatan seperti brankas/safety cash box untuk menyimpan petty cash.
3. Review dan persetujuan atas proposal pembukaan akun baru petty cash dari Financial Controller.
4. Jika proposal atas pembukaan akun baru petty cash telah disetujui, maka dibuatkan account baru untuk petty cash tersebut didalam system.

Kebijakan Petty Cash Reimbursement and Replenishment

1. Kasir monitoring atas laporan petty cash harian untuk memastikan bahwa saldo petty cash masih mencukupi untuk pembayaran dibawah jumlah Rp 300.000,-
2. Jika pengeluaran petty cash telah mencapai 50% maka kasir mengajukan untuk pengisian saldo petty cash.
3. Pengajuan pengisian kembali Petty Cash dilampirkan dengan dokumen pendukung.
4. Pengajuan pengisian kembali Petty Cash direview  oleh Financial Controller.
5. Pembayaran melalui petty cash untuk transaksi dibawah Rp.300.000,-dan tidak untuk pembayaran Biaya perjalanan dinas, dan keperluan pribadi

Kebijakan Rekonsiliasi Bank

Seluruh saldo akun bank dalam General Ledger telah direkonsiliasi dengan saldo rekening koran setiap bulannya dan rekonsiliasi tersebut telah disetujui oleh Finance Controller.

Adjustment/Penyesuaian atau koreksi harus direview dan disetujui oleh FA Manager sebelum dibukukan ke dalam sistem.

Kebijakan Jam Buka Kas

Kasir buka setiap hari kerja

Senin s/d Jum’at    :  Jam 08.30  s/d 16.00  waktu setempat

Istirahat               :  Jam 12.00 s/d 13.00   waktu setempat

Kebijakan Kas Kecil Bagian pembelian

Bagian pembelian untuk melakukan pembelian tunai  dapat diberi Petty cash yang besarnya disesuaikan dengan kebutuhan pembelian tunai, dengan terlebih dahulu diajukan kebagian keuangan dan mendapat persetujuan dari BOD atau minimal (GM Operasional & GM Finance & Acounting ) dengan methode impress fund dan di reimbursement guna  agar dana selalu tersedia, pengelolaannya oleh petugas Pembelian dengan membuat buku pembelian tunai dan dapat dipertanggungjawabkan.

Kebijakan Kewenangan pengeluaran dana

Seluruh pengeluaran dana Perusahaan harus mendapat persetujuan dari Pengurus perusahaan atau yang dikuasakan,  dan manajemen memberlakukan batasan kewenangan pengeluaran  uang sebagai berikut :

1. Pengeluaran Rp.  300,000,-  s/d  Rp. 2.500.000,-  persetujuan  Finance Supervisor & Kepala Cabang.
2. Pengeluaran Rp 2500.000,- s/d Rp.5.000.000,- persetujuan Manager Area &  Finance Manager
3. Pengeluaran Rp. 5.000.000,- s/d  Rp. 200,000.000,- persetujuan GM Finance dan Direktur Keuangan
4. Pengeluaran diatas Rp.500.000.000,- persetujuan dari Direktur Keuangan dan Presiden direktur
5. Dikemudian hari akan ditinjau kembali sesuai kebutuhan

Kebijakan Pembayaran melalui cek tunai

Tidak dibenarkan melakukan pembayaran kepada supplier dengan menggunakan cek tunai, tetapi dapat dilakukan dengan cek atas nama,  Bilyet Giro atau dengan cara transfer, dan cek tunai digunakan untuk pengambilan petty cash keperluan operasional , kecuali  secara tehnik  dan khusus didaerah setempat  tidak ada bank  dan harus dilakukan  melalui tunai.

Kebijakan Car Ownership Program   ( C O P )

Perusahaan memberikan pinjaman kepada karyawan uang tunai untuk pembelian  kendaraan Dinas dan pelaksanaannya diatur dalam Surat Keputusan Direksi, pengembaliannya akan dipotong dari gaji karyawan yang bersangkutan.

Kebijakan Pengeluaran biaya untuk keperluan entertainment

Perusahaan melakukan pengeluaran uang untuk keperluan entertainment dengan dengan dilampiri daftar Nominatif untuk entertainment dengan mendapat persetujuan dari dari Direksi atau yang ditunjuk

Kebijakan Rekonsiliasi Bank

Seluruh saldo akun bank dalam General Ledger telah direkonsiliasi dengan saldo rekening koran setiap bulannya dan rekonsiliasi tersebut telah disetujui oleh Finance Controller.

Adjustment/Penyesuaian atau koreksi harus direview dan disetujui oleh FA Manager sebelum dibukukan ke dalam sistem.

II  Prosedur Pengelolaan Dana baik Kas dan Cash equivalent

Prosedur Arus Kas Bulanan

1. Finance Staff membuat  Perkiaraan Arus Kas (penerimaan dan pengeluaran arus kas) bulanan
2. Finance staff menyerahkan laporan analisa atas arus  kas bulanan untuk direfiew dan disetujui oleh Finance Controler dan Finance Director
3. Finance Staff membuat laporan analisa atas arus kas tersebut dengan membandingkan laporan perkiraan arus kas dengan realisasinya

Prosedur pelaporan dan monitoring arus kas mingguan

1. Finance staff membuat laporan realisasi cash flow mingguan (penerimaan dan pengeluaran kas)
2. Finance staff melakukan analisa atas laporan cashflow  perminggu berdasarkan cashflow bulanan dengan cara membandingkan  antara Perkiraan cashflow dengan realisasi mingguan
3. Finance staff membuat dan memberi penjelasan atas penyimpangan antara Perkiraan dan realisasi cashflow mingguan tersebut

Prosedur Petty Cash Opening (New account)

1. User lokasi mengajukan proposal untuk pembukaan akun baru petty cash kepada Finance Controler untuk direfiew dan disetujui
2. Finance controller membuat account Baru sesuai COA untuk dimasukkan di system dengan dibantu bagian IT

Prosedur Petty Cash Reimbursement dan replenishment

1. User mengajukan invoice dan bukti-bukti pendukung lainnya kepada kasir untuk diproses pembayarannya
2. Kasir melakukan verifikasi atas invoice dan dokumen pendukungnya melakukan pembayaran
3. Kasir melakukan pembayaran melalui petty cash berdasarkan petty cash voucher dan dukumen-dokumen pendukungnya
4. Kasir membuat laporan kas atas transaksi petty cash setiap harinya
5. Kasir mengajukan pengisian petty cash jika pengeluaran telah mencapai 50 % dari infrest petty cash dan pengajuan tersebut disertai  dengan bukti-bukti pengeluaran petty cash kepada Finance Controler untuk direfiew dan disetujui

Prosedur Rekonsiliasi Bank

1. Treasury Staff/AP Staff melakukan rekonsiliasi bank setiap bulannya, antara buku bank Perusahaan dan Rekening Koran Perusahaan
2. Treasury staff/AP Staff membuat lapopan Rekonsiliasi bank tersebut dan direfiew oleh Finance Controler
3. Treasury staff/AP staff akan menindaklanjuti hasil dari Rekonsiliasi bank seperti outstanding cek/giro yang belum settled di bulan berjalan dan akan disetled  dibulan berikutnya

Prosedur penerimaan bank master/Revenue account

Secara umum account ini untuk menampung penerimaan- penerimaan  dengan prosedure antara lain:

1.  Peneriman penjualan tunai

Penjualan tunai dapat terjadi di  perusahan karena keinginan pelanggan untuk membeli barang secara tunai  atau karena sesuatu hal dari Perusahaan tidak memberi kredit kepada pelanggan tertentu  jadi harus membeli secara tunai , dan prosedure penerimaan uang dari penjualan tunai adalah sebagai berikut :

1. Departemen finance membuat comercial invoce dilampiri bukti pengeluaran barang/ DR (delivery Receipt).
2. Berdasarkan comercial invoice/ nota perhitungan maka kasir menerima pembayaran dan membuat kwitansi sesuai dengan uang yang diterima.
3. Bagian keuangan/ kasir menyetorkan uang hasil penjualan tersebut ke bank dengan bukti slip setoran bank Revenue.
4. Dengan slip setoran bank itu bagian keuangan/ kasir membuatkan receipt voucher yang berisikan nilai nominal dan nama customer serta melengkapi dokumen pendukungnya dan disetujui oleh yang berwenang.
5. Bagian keuangan menbukukan dalam buku kas/ bank serta mempostingnya ke dalam buku pembantu piutang/customer.
6. Bagian keuangan/ kasir menyimpan file tersebut sebagai bukti transaksi yang telah dilakukan.

2.   Penerimaan penjualan tunai retail shop

Penjualan retail shop merupakan penjualan ke pelanggan secara cash & cary dimana pelanggan membeli barang di display yang tersedia di retail shop  atau bila tidak tersedia didisplay maka dapat memesannya  dengan cara  dan prosedure sebagai berikut :

1. Mengisi form pemesanan dan selanjutnya petugas reatail shop membuatkan nota penjualan rangkap 4(empat), dengan distribusi sbb: Asli untuk pelanggan / customer,Copy 1 untuk bagian retail shop, Copy  2 untuk general kasir, Copy 3 untuk bagian accounting
2. Berdasarkan nota penjualan retail shop, kasir/ petugas retail shop mengimput nota tersebut kedalam cash register
3. Kasir menerima pembayaran sesuai dengan struk cash register lalu diserahkan ke palanggan/ customer sebagai bukti pembeliannya.
4. Penerimaan kasir berdasarkan data yang memuat di dalam cash register di print dan di check dengan nota copy 3 lalu di serahkan ke bagian keuangan/ akunting
5. Bagian keuangan membuat kan slip setoran bank sesuai dengan data dan dana yang diberikan kasir retail shop
6. Setelah di setorkan ke bank, bagian keuangan membuatkan receipt voucher dengan dilampiri bukti pendukung slip setoran bank, copy struk register, copy nota untuk dibukukan
7. Bukti- bukti yang ada tersebut di file sebagai bukti transaksi

3.  Penerimaan piutang dagang

Penerimaan piutang dagang terjadi karena adanya penjulan kredit/penjualan dengan pembayaran tenggang waktu, hasil sewa gedung atau container  dan hasil penjualan barang atau jasa lainnya yang dibayar secara kredit. Pada saat jatuh tempo maka colector akan meminta agar piutang tersebut dapat dilunasi oleh pelanggan dengan prosedure sebagai berikut :

1. Bagian penagihan  menerima pembayaran  piutang  dagang dapat berupa cash, giro, cek tunai atau transfer atau lainya.
2. Setelah menerima pembayaran maka bagian collection akan membuat perincian penerimaan piutang  dagang dengan dilengkapi supporting dokumen  ( invoicing, faktur dan perincian piutang  dan supporting lainnya).
3. Bagian collection  menyerahkan hasil pembayaran  serta supporting nya ke kasir untuk disetorkan ke bank, dibuatkan receipt voucher dan diotorisasi oleh yang berhak,  bila penerimaan melalui transfer maka nota bank dan slip setoran untuk  cash/giro sebagai tambahan lampirannya.
4. Kasir membukukan ke buku bank dan collection mempostingnya kedalam kartu  piutang.
5. Dari bukti-bukti tersebut difile untuk arsip

4.  Penerimaan dari penjualan ke karyawan :

Penerimaan atas penjualan ke karyawan biasanya dengan cara kredit dan pembayaran nya dengan cara dipotong dari gaji karyawan,  untuk itu bila pembayarannya diangsur lebih dari satu kali potong, maka harus ada persetujuan dari  manajer personalia & manajer keuangan.

Kadangkala untuk even tertentu ada kebijakan dari perusahaan guna memberi harga khusus dan pembayarannya bisa dicicil, prosedure penerimaan dari penjualan ke karyawan adalah sebagai berikut :

1. Bagian keuangan (piutang dagang) membuat perincian pemotongan gaji ke personalia atas piutang dari transaksi penjualan ke karyawan.
2. Personalia mengadakan pemotongan piutang karyawan ke daftar gaji.
3. Kasir mengecek budget & saldo untuk pengeluaran biaya gaji setelah dipotong piutang karyawan tersebut.
4. Daftar gaji diberikan ke bagian keuangan untuk dibayarkan ke karyawan dengan cara  tunai,  atau transfer setelah dikurangi potongan piutang karyawan tersebut.
5. Dalam pembukuan maka  potongan tersebut  mengkredit piutang karyawan dan kas yang dikeluarkan dikurangi potongan , seolah-olah kas masuk.
6. Dokumen tersebut di file .

Artikel Lainnya:  Kebijakan & Prosedur Piutang Dagang (Account Receivable) - SOP Part 3

5.   Penerimaan transfer dari ke cabang

Penerimaan transfer  dari cabang-cabang,  dengan cara transfer otomatis  dari  rekening master cabang ke rekening master kantor pusat dengan ketentuan dan dokumen sebagai berikut :

1. Dana tersedia dicabang dengan saldo minimal Rp 10 juta rupiah
2. Minimal transfer minimal Rp 10. Juta rupiah
3. Budget dibuat bulanan dengan dimonitor  kontinu  dari laporan saldo harian
4. Kasir memonitor penerimaan transfer dari cabang & berdasarkan nota penerimaan dari bank atau print out harian atau mingguan dibuatkan receipt vaucher dan diotorisasi oleh yang berwenang.
5. Kasir membukukan transaksi tersebut kedalam buku kas/bank
6. Kasir menfile dokumen tersebut

6.  Penerimaan transfer antar kantor terutama dari

Penerimaan transfer dari perusahaan karena adanya piutang affiliasi  dari hasil penjualan sesuai tagihan  dengan prosedure sebagai berikut :

1. Kasir menerima pembayaran dapat berupa tunai, cek, bilyet giro atau transfer disertai perincian pembayaran  per delivery note atau rekap delivery note.
2. Kasir membuatkan receive voucher serta melengkapi dengan  supprorting dokumen
3. Bagian kasir meminta otorisasi penerimaan uang kepada yang berwenang
4. Kasir membukukan transaksi tersebut kedalam buku kas
5. Kasir menfile nya sebagai bukti transaksi

7.  Penerimaan pinjaman dari bank atau lembaga keuangan non bank

Penerimaan pinjaman melalui bank dan atau lembaga non bank atas pencairan pinjaman yang yang diterima  atas pengajuan pinjaman yang telah disetujui baik oleh kreditor dengan prosedure sebagai berikut :

1. Atas persetujuan pinjaman yang telah ditandatangani  kedua belah fihak dan  dibuat perjanjian kredit atau akta kredit dan disaksikan oleh notaris.
2. Kasir menerima dana pencairan pinjaman baik tunai, cek cash, bilyet giro, maupun transfer ke bank
3. Kasir membuatkan receipt vaucher  dilengkapi bukti/nota penerimaan dari bank
4. Kasir meminta  otorisasi penerimaan uang kepada atasannya/ yang berwenan
5. Kasir membukukan kedalam penerimaan kas/bank
6. Kasir menfile bukti penerimaan  uang  tersebut

8.  Penerimaan hasil invenstasi

Penerimaan hasil investasi didapat dari investasi yang ditanamkan perusahaan baik berupa saham, oligasi atau deposito. Penerimaan ini didapat sesuai jangka waktu perjanjian dengan prosedure sebagai berikut :

1. Kasir menerima uang, giro atau transfer hasil investasi dengan disertai perincian hasil investasi tersebut
2. Kasir membuat receipt vaucher dan disetujui oleh yang berwenang.
3. Kasir membukukan  penerimaan hasil investasi kedalam buku kas/bank
4. Kasir menfile  bukti penerimaan tersebut.

9.  Penerimaan dari klaim asuransi :

Penerimaan dari claim asuransi karena barang atau asset yang telah diasuransikan  mendapat musibah dan atas kejadian tersebut perusahaan mendapat penggantian dari perusahaan asuransi jumlah uang sesuai perjanjian yang tertera dalam polis . Prosedure penerimaan uang dari claim asuransi adalah sebagai berikut :

1. Bagian general affair memberikan perincian  atas penerimaan claim yang dibayarkan oleh perusahaan asuransi sesuai polis
2. Bagian keuangan akan menerima  pembayaran claim tersebut secara tunai, BG , cek atau transfer
3. Kasir membuat receipt voucher dan disetujui oleh yang berwenang.
4. Kasir membukukan penerimaan tersebut kedalam buku kas/buku bank
5. Dokument tersebut difile

10.  Penerimaan dari penjualan aktiva tetap

Penerimaan dari penjualan aktiva tetap karena perusahaan menjual aktiva tetap yang dinilai kurang produktif, kurang effisien atau tidak sesuai lagi dengan kebutuhan perusahaan, maka bila hal ini terjadi uang tersebut dapat digunakan sebagai modal kerja. Penjualan dapat dilakuan dengan cara biasa ataupun dengan cara lelang.

Prosedure penerimaan dari penjualan aktiva tetap adalah sebagai berikut :

1. Bagian general affair  memberikan perincian  penerimaan uang dari penjualan aktiva tetap beserta nama barang yang telah dijual, dan dokumen penjualan lainnya.
2. Bagian keuangan menerima  pembayaran beserta dokumen pendukungnya untuk dibuatkan receipt Voucher dan disetujui oleh yang berhak.
3. Kasir membukukan penerimaan tersebut kedalam buku kas/buku bank
4. Dokumen tersebut difile.

11.  Penerimaan jasa giro

Penerimaan jasa giro besarnya bergantung pada besar kecil nya dana   yang tersimpan  dalam rekening giro. Masa yang diterima selama 1 bulan sekali setelah dana mengendap dan dihitung berdasarkan rata - rata.

Prosedure penerimaan jasa giro adalah sebagai berikut :

1. Pada setiap akhir bulan maka perusahaan menerima Rekening koran dan terdapat pendapatan Jasa giro
2. Kasir membuat Receipt voucher atas penerimaan jasa giro tersebu dan disetujui oleh yang berwenang, dengan dilampiri copy Rekening koran yang  tertera jasa giro
3. Kasir membukukan uang jasa giro kedalam buku perusahaan
4. Kasir menfilenya atas dokumen penerimaan  jasa giro tersebut

Prosedure Penerimaan bank operasional

1.  Penerimaan dari bank master kantor pusat untuk operasional cabang

Penerimaan dari kantor pusat untuk keperluan operasional dicabang berdasarkan  budget bulanan yang disampaikan kekantor pusat dan dibuat perminggu untuk keperluan operasional dicabang dengan prosedure sebagai berikut :

1. Dari budget bulanan terperinci  perminggu maka kantor pusat akan mentransfer dana ke bank operasional cabang dan menerima bukti penerimaan dana dari bank
2. Kasir menerima bukti penerimaan bank, selanjutnya membuat  receipt voucher dan diotorisasi oleh yang berwenang.
3. Kasir membukukan transaksi penerimaan uang ke dalam buku bank
4. Kasir menfile dokumen penerimaan tersebut

2.  Penerimaan dari Head Office untuk operasional perusahaan

Penerimaan dari Head Office untuk keperluan operasional perusahaan  karena dilokasi-lokasi tertentu tidak memiliki bank operasional dan untuk keperluan operasionalnya.

Prosedure penerimaannya adalah sebagai berikut :

1. Bagian keuangan menerima pemberitahuan trasfer dari pusat dengan disertai bukti transfer dari head Office, perincian penggunaan dana tersebut dan nota kredit dari bank
2. Kasir membuat receipt vaucher dilengkapi bukti penerimaan dan diotorisasi oleh yang berwenang
3. Kasir membukukan transaksi tersebut kedalam buku penerimaan bank
4. Kasir menfile dokumen penerimaan  tersebut
5. Penerimaan lainnya diluar transaksi penerimaan yang ada, prosedurnya disesuaikan dengan sifat & jenis penerimaan.

Prosedur pengeluaran bank master

Pengeluaran melalui bank master dilakukan atas pembayaran transaksi yang  pengeluarannya disetujui oleh direksi atau yang dikuasakan .

Peran  manajer kas sangatlah berperan dalam pengeluaran ini karena tugas-tugas manajer cash diantaranya untuk memelihara liquiditas, tidak terjadi idel cash serta peranannya untuk merencanakan uang kas maka salah satu cara yaitu untuk  memperlambat pembayaran tetapi operasional dapat berjalan lancar .

Prosedure  pengeluaran-pengeluaran melalui bank master antara lain :

1. Pengeluaran untuk pembayaran hutang dagang ke pihak ketiga diatas 5 juta rupiah

Pengeluaran-pembayaran hutang dagang atas pembelian barang dagangan secara kredit diatas 5 juta dengan prosedure sebagai berikut :

1. Kasir atau biasanya bagian pembayaran hutang dagang menerima dokumen pembayaran hutang diatas 5 juta yang telah diverifikasi  dengan dokumen antara lain : Tagihan/ faktur/kwitansi  bermaterai asli  cukup dari supplier, Surat jalan / DO yang telah diterima oleh receiver perusahaan (asli), Faktur pajak asli dan copy asli, PO atau  SPK atau kontrak, Receiving report dari warehouse serta Voucher payable (faktur pembelian Intern)
2. Dari dokumen tersebut dibuatkan voucher pembayaran dan diperiksa oleh yang berwenang dan disesuaikan dengan rencana pembayaran/budget  bulanan yang ada.
3. Dibuatkan persiapan pembayaran, antara lain cek, bilyet giro , transfer biasa atau transfer melalui Bank.
4. Meminta persetujuan pembayaran oleh yang berhak dan selanjutnya dicek dengan saldo uang yang tersedia serta jatuh temponya.
5. Kasir mengecek budget & saldo untuk memastikan bahwa saldonya cukup.
6. Dilakukan pembayaran ke supplier dengan cek, bilyet giro transfer atau transfer  Bank
7. Dibukukan kedalam buku kas/bank dan kartu hutang
8. Dokumen pembayaran diarsipkan

2. Pengeluaran untuk pembayaran letter of credit ( L/C)

Pengeluaran untuk pembayaran letter of credit karena perusahaan membeli barang dari luar negeri  dan pembayarannya melalui   L/C , untuk  pembukaan L/C maka  perusahaan menunjuk bank devisa  dan disetujui oleh fihak exportir karena exportir akan mengirimkan originil dokumen melalui bank devisa tersebut. Prosedur pengeluaran pembayaran   pembelian barang dengan L/C adalah sebagai berikut :

1. Bagian  pembelian (import) mengajukan  pembayaran L/C untuk menebus dokumen originil pembelian barang import di bank devisa tempat dibukanya L/C guna pengeluaran barang  import di pelabuhan sesuai pemberitahuan dari bank tersebut. Dokumen import dimaksud antara lain :PIB  (pemberitahuan import barang), Originil comercial invoice, Sertifikat halal, Bill of lading, Marine insurance, Packing list, Sertificate of originil (bila diperlukan)
2. Bagian keuangan menerima permintaan pembayaran tersebut dan melakukan persiapan Persiapan pembayaran, memeriksa dokumen dan biasanya dengan cara  mengkredit rekening kita di bank tersebut dan meminta persetujuan oleh  yang berwenang
3. Bagian keuangan mengecek budget dan menyediakan dana atau mengecek saldo untuk memastikan bahwanya saldo bank tersedia
4. Setelah mendapat persetujuan bagian import melakukan pembayaran dan mengambil originil dokumen tersebut
5. Kasir menfile dokumen pembayaran tersebut.

3. Pengeluaran pembayaran pembelian import dengan telegrafik transfer

Pengeluaran untuk pembayaran pembelian import dengan TT dengan syarat adalah Cash dan copy  dokumen, dimana importir akan  melakukan penawaran  harga barang, dan pada waktu perusahaan menyetujui untuk membeli barang maka akan ditandatanganinya confirmation of sales, dari situ selanjutnya barang akan dikirim  dan dokumen importnya difax  dengan   prosedure sebagai berikut :

1. Bagian pembelian (import) mengajukan permintaan pembayaran  pembelian import dengan melampirkan faximile dokemen import antara lain : P I B  (pemberitahuan import barang), Comercial invoice, Packing list, Bill of lading, Marine insurance, Sertificate halal, Sertificate of originil (bila diperlukan)
2. Bagian keuangan menerima permintaan pembayaran TT, kemudian menyiapkan pembayaran  meliputi : Membuat Voucher, memeriksa dokumen, pembuat transfer  bank dan meminta persetujuan ke yang berwenang.
3. Bagian keuangan mengecek dengan budget dan saldo untuk memastikan dana tersedia
4. Transfer bank tersebut diserahkan ke petugas masangger/ yang ditunjuk untuk melakukan  transfer.
5. Bukti transfer di fax ke exportir untuk memberitahukan bahwa pembayaran telah dilakukan dan untuk  meminta pengiriman dokumen  import asli guna inclaring
6. Dokumen pembayaran di file

Artikel Lainnya: User Manual - Oracle General Ledger

4. Pengeluaran  untuk pembayaran Bea masuk, PPn  & PPh pasal 22 Import

Pengeluaran untuk pembayaran Bea masuk, PPn & PPh pasal 22 import  ini karena sehubunganbahwa  perusahaan melakukan pembelian barang dari luar negeri (import) dan  setelah dilakukanpembayaran  ini maka akan digunakan untuk mengurus pengeluaran barang dari pelabuhan (inclaring)Prosedure pembayannya adalah sebagai berikut :

1. Sesuai PIB maka bagian import mengajuan  pembayaran  Bea Masuk, PPn & PPh 22 import ke ke bagian keuangan  dan  mengisi form pembayaran serta SSP  dan diisi lengkap & benar dan telah disetujui oleh yang berwenang.
2. Sesuai pengajuan dari bagian import maka bagian keuangan membuat persiapan pembayaran Bea masuk,  PPn & PPh pasal 22 import meliputi : membuat voucher pembayaran, memeriksa dokumen, melampiri  BG, Cek tunai, atau transfer dan meminta persetujuan ke yang berwenang
3. Kasir mengecek budget & saldo bank untuk memastikan bahwa dana tersedia.
4. Kasir menyerahkan BG, Cek tunai atau transfer kepada bagian import untuk melakukan Pembayaran melalui bank devisa.
5. Kasir menfile dokumen  pembayaran tersebut.

5. Pengeluaran untuk pemindahan dana ke rekening operasional

Pengeluaran untuk pemindahan dana kerekening operasional yaitu diperlukan guna menunjang keperluan opeasional dan biasanya di cabang-cabang dengan otorisasi oleh  manajer keuangan & kepala cabang atau pejabat yang ditunjuk dengan prosedure sebagai berikut :

1. Kasir membuat  vauher untuk transfer ke operasional   sesuai rencana   dengan  dilampiri  budget bulanan yang telah disetujui
2. Kasir melakukan persiapan  pembayaran dan berupa   tunai, Giro atau transfer.
3. Meminta persetujuan pemindahan dana tersebut oleh yang berwenang.
4. Kasir mengecek saldo untuk mejakinkan  saldonya cukup.
5. Dilakukan pemindahan dana ke rekening operasional baik tunai, cek, giro atau transfer atau transfer  melaui Bank.
6. Dibukukan kedalam buku  pengeluaran kas/bank
7. Dokumen tersebut untuk diarsipkan

6. Pengeluaran pemindahan dana dari kantor pusat ke cabang

Pengeluaran untuk pemindahan dana dari kantor pusat ke cabang terumana guna pengisian bank operasional  karena seluruh dana  bank master  di cabang-cabang secara otomatis akan ditransfer ke kantor pusat.

Prosedure pemindahan dana  dari kantor pusat ke cabang-cabang  adalah sebagai  berikut :

1. Bagian keuangan kantor pusat merekap rencana penerimaan dicabang-cabang dengan mengacu rencana pengeluaran bank operasional di cabang-cabang, dibuat  untuk satu bulan  dengan perincian minggguan.
2. Secara periodik kasir membuat voucher pengeluaran dengan dilampiri rencana  mingguan tersebut, form transfer dan bilyet giro dan lainnya untuk meminta persetujuan kepada yang berwenang.
3. Kasir mengecek  budget & saldo di account tersebut untuk meyakinkan bahwasanya saldo cukup.
4. Melakukan pemindahan dana  dari kantor pusat ke cabang-cabang berupa  transfer biasa atau transfer melalui  Bank.
5. Didukukan kedalam buku pengeluaran kas/bank.
6. Dokumen tersebut untuk diarsipkan.

Pemindahan dana dari cabang ke pusat

Pemindahan dana dari cabang ke pusat dari uang hasil penjualan baik tunai ataupun kredit ( penerimaan piutang dagang) dan secara otomatis  akan ditransfer ke account master kantor pusat dengan prosedure sebagai berikut :

1. Fihak bank akan melakukan trasfer secara otomatis dana ke kantor pusat sesuai perintah transferOtomatis yang disampaikan oleh fihak perusahaan.
2. Bagian keuangan cabang/kasir akan menerima informasi  pengeluaran dana  transfer otomatis dari  bank baik by phone, print out atau rekening koran  atau menerima nota debet.
3. Selanjutnya Kasir membuat Bank voucher dengan dilampiri nota debet tersebut dan disetujui oleh yang berwenang sebagai bukti telah dilakukan transfer ke kantor pusat.
4. Kasir membukukan transaksi tersebut kedalam buku kas/bank
5. Dokumen tersebut untuk diarsipkan.

7. Pengeluaran uang untuk pembayaran PPh pasal 21

Pengeluaran untuk pembayaran PPh pasal 21  karena perusahaan sebagai wajib potong  atas pajakpenghasilan karyawan dari penghasilan gaji, honor dan pajak tersebut harus disetorkan ke kantorpajak melalui kas negara paling  lambat tanggal 10 setelah bulan pemotongan untuk  SPT PPh pasal 21 bulanan dan tanggal 25 maret tahun berikutnya untuk SPT PPh pasal 21 tahunan dengan prosedur sebagai berikut :

1. Bagian payroll  membuat perhitungan PPh pasal 21 yang telah dipotong dari gaji karyawan danmembuat SPT masa ataupun SPT tahunan PPh pasal 21, dilampiri dengan SSP yang telah diisi lengkap & benar, telah diperiksa oleh bagian pajak dan disetujui oleh yang berwenang.
2. Bagian keuangan menerima permintaan pembayaran PPh pasal 21 dan selanjutnya melakukan persiapan pembayaran  pajak meliputi :  Membuat voucher pembayaran , meriksa , meminta persetujuan  dengan melampiri BG untuk  disetujui oleh yang berwenang.
3. Kasir mengecek budget dan saldo bank untuk memastikan dana tersedia.
4. Kasir menyerahkan BG & SSP untuk dilakukan pembayaran melalui bank persepsi.
5. Kasir membukukan transaksi tersebut kedalam  buku kas/buku bank
6. Kasir menerima dokumen tersebut untuk diarsip, selanjutnay SSP diserahkan ke bagian pajakuntuk lampiran SPT PPh pasal 21 bulanan ataupun tahunan

8. Pengeluaran untuk pembayaran pajak penghasilan pasal 23

Pembayan PPh pasal 23 timbul karena adanya pewajiban memotong pajak dari pembayaran  Bunga , Deviden,  Sewa , royalty dan sejenisnya, yang harus disetor ke kantor pajak melalui kas negara paling lambat tangal 10 bulan berikutnya dengan prosedure sebagai berikut :

1. Pada saat melakukan pembayaran  Bunga , deviden, sewa, royalty dan sejenisnya maka perusahaan sebagai wajib pungut dalam hal ini dilakukan oleh bagian keuangan melakukan pemotongan PPh pasal 23 sesuai tarif yang telah diatur melalui undang-undang perpajakan yang berlaku dan selanjutnya bagian pajak membuat buktti pemotongan yang ditanda tangani oleh manajer pajak atau yang ditunjuk.
2. Dari bukti potong tersebut maka bagian pajak membuat membuat Surat pemberitahuan Pajak
3. Pasal 23 dengan dilampiri SSP yang disi lengkap dan benar, disetujui oleh yang berwenang.
4. Bagian Keuangan menerima permintaan pembayaran PPh pasal 23  dan selanjutnya melakukan
5. Persiapan pembayaran dengan membuat voucher pembayaran,memeriksa, meminta persetujuan pembayaran dengan dilampiri BG untuk disetujui oleh yang berwenang.
6. Kasir memeriksa budget & saldo bank untuk memastikan  dana tersedia.
7. Kasir menyerahkan BG & SSP untuk dilakukan pembayaran  melalui bank persepsi
8. Kasir membukukan transaksi tersebut kedalam buku kas/buku bank
9. Kasir menerima dokumen tersebut untuk arsip, selanjutnya SSP diserahkan ke bagian pajak untuk lampiran surat pemberitahuan PPh pasal 23

9. Pembayaran angsuran pajak badan

Pembayaran pajak badan (angsuran PPh pasal 25 badan) sebagai angsuran pajak penghasilan Perusahaan (badan) yang dibayarkan paling lambat setiap tanggal 15 setelah bulan berakhir atau PPh pasal 29 untuk kekurangan PPh pasal 25 tahunan  yang dibayar paling lambat tanggal 25 maret setelah tahun berakhir dengan prosedure sebagai berikut :

1. Bagian keuangan  menerima  permintaan pembayaran  anguran PPh pasal 25 atau  PPh pasal 29  dari bagian pajak dan dilampiri SSP dan pendukung lainnya yang telah diisi lengkap & benar dan telah ditandatangani oleh yang berwenang.
2. Bagian keuangan/kasir menerima permintaan pembayaran pajak dan selanjutnya melakukan
3. Persiapan pembayaran : membuat Voucher, meminta persetujuan dengan melampiri  bilyet giro untuk disetujui oleh yang berwenang
4. Kasir mengecek budget &saldo untuk memastikan bahwasanya saldo cukup
5. Kasir menyerahkan BG tersebut ke petugas pajak untuk dilakukan pembayaran ke bank persepsi
6. Kasir membukukan trasaksi tersebut kedalam buku  kas/bank
7. Dokumen tersebut untuk diarsipkan.

10. Pengeluaran untuk pembayaran PBB (pajak bumi & bangunan)

Pengeluaran untuk pembayaran pajak bumi dan bangunan karena perusahaan mempunyai aktiva tetap berupa  Tanah & bangunan  dimana  sesuai undang-undang   No 19 tahun 2000 tentang pajak bumi dan bangunan, maka wajib pajak diwajibkan membayar pajak bumi dan bangunan dengan prosedure sebagai berikut :

1. Perusahaan dalam hal ini bagian general affair menerima SPPT pajak bumi & bangunan melalui kantor  kelurahan atau kantor  kecamatan
2. Bagian general  affair mengajukan  permintaan pembayaran PBB ke bagian keuangan
3. Bagian keuangan  melakukan persiapan pembayaran antara lain : membuat voucher  bank, meminta persetujuan dan melampiri BG untuk meminta persetujuan oleh yang berwenang.
4. Kasir mengecek budget & saldo untuk memastikan  bahwa saldonya cukup
5. Kasir menyerahkan BG tersebut ke bagian general affair untuk melakukan pembayaran ke kantor pajak bumi & bangunan atau yang ditunjuk
6. Kasir membukukan transaksi tersebut kedalam buku kas/buku bank
7. Dokumen tersebut diarsipkan di bagian keangan & general affair

11. Pengeluaran untuk pembayaran PPn ( PPn BM)

Pengeluaran untuk pembayaran PPn (PPn BM) yaitu karena Perusahaan dan anak perusahaan merupakan perusahaan yang telah dikukuhkan sebagai pengusaha kena pajak , maka berkewajiban untuk melakukan pembayaran PPn atas transaksi penjualan setelah dikurangi PPn masukan yang dapat dikreditkan . Prosedure pembayaran PPN (PPn BM) adalah sebagai berikut :

1. Bagian pajak membuat SPM masa PPn bulanan yang telah diperiksa & disetujui oleh  manager pajak sesuai undang-undang pajak yang berlku.
2. Berdasarkan perhitungan  maka SPM PPn  dinyatakan kurang bayar, maka  bagian pajak membuat SSP yang telah diisi dengan lengkap dan benar dan telah ditandatangani oleh yang berwewenang
3. Bagian keuangan/kasir  memerima permintaan pembayaran PPN kurang bayar tersebut dilampiri SSP selanjutnya membuat persiapan pembayaran meliputi :  membuat voucher bank,  meminta persetujuan dan melampiri BG kepada yang berwenang.
4. Kasir mengecek budget dan saldo untuk memastikan bahwa saldonya cukup.
5. Kasir menyerahkan  BG & SSP ke bagian pajak untuk dilakukan pembayaran melalui bank persepsi.
6. Kasir  membukukan transaksi tersebut kedfalam buku kas/Bank
7. Dokumen tersebut diarsip oleh bagian keuangan & bagian pajak (SSP untuk dilaporkan ke kantor pajak  dengan laporan  SPM PPN)

12. Pengeluaran pemindahan dana ke rekening operasional sebagai pembayaran gaji, bonus, THR dan pesangon

Perusahaan mempunyai cabang-cabang yang operasionalnya tidak semua di  Kantor pusat Jakarta  maka  untuk pengeluaran  pembayaran gaji, bonus, THR, dan pesangon tidak harus dilakukan melalui kantor pusat Jakarta, tetapi untuk post pengeluaran tersebut  direksi harus menyetujui, untuk itu pengeluarannya dapat dilakukan di cabang-cabang yang bersangkutan dengan approval direksi atau manajemen Pusat  dengan prosedure sebagai berikut :

1. Bagian personalia membuat perhitungan Gaji, bonus, THR, pesangon dan diperiksa oleh  Manager personalia & manajer keuangan atau yang ditunjuk dengan mendapat persetujuan dari  BOD.
2. Dari pengajuan permintaan pembayaran tersebut maka  kasir melakukan persiapan pembayaran untuk  pemindahan dana dari bank master jakarta ke rekening operasional cabang yang bersangkutan dengan membuat voucher pembayaran, memeriksa dokumen, meminta persetujuan  dan dilampiri BG, cek tunai ataupun transfer  kepada yang berwenang.
3. Kasir mengadan pengecekan ke budget & saldo bank untuk memastikan dana tersedia
4. Personalia melakukan pembayaran gaji, bonus , pesangon,  THR dapat melalui transfer atau tunai dapat dibantu oleh bagian keuangan/kasir.
5. Untuk pembayaran pesangon dapat dibayarkan bila persetujuan PHK telah selesai
6. Dari bukti pembayaran maka dibukukan dalam buku kas/buku bank
7. Dokumen  tersebut diarsip

13. Pengeluaran untuk pembayaran pembelian aktiva tetap

Pengeluaran untuk pembayaran atas pembelian aktiva tetap dilakukan sama halnya dengan pembayaran hutang dagang. Perbedaannya terletak pada perlakuan pencatatannya, aktiva tidak masuk dalam persediaan tetapi langsung di catat sebagai  harta tetap perusahaan.

Dalam pengeluaran untuk pembelian aktiva tetap dibedakan menjadi 2 (dua ) jenis yaitu pembelian aktiva tetap  siap dipakai dan  pembelian aktiva tetap dengan  membangun terlebih dahulu dan pembayarannya melalui termin sesuai SPK, dan rencana investasinya telah disetujuin oleh manajemen (  BOD)

Prosedure  pengeluaran untuk pembayaran aktiva tetap  adalah sebagai berikut :

1. Kasir atau bagian pembayaran menerima dokumen pembelian aktiva tetap yang telah diverifikasi baik bagian verifikasi maupun persetujuan bagian general affair dengan dokumen antara lain: Tagihan/faktur/kwitansi bermaterai cukup dari pemasok /rekanan, Surat jalan yang telah diterima receiver atau Progres pekerjaan yang telah disetujui oleh Pimpinan project atau yang ditunjuk, Faktur pajak asli dan copy asli PO atau SPK atau kontrak, RR atau Berita acara progres dan catatan hutang intern perusahaan bila diperlukan.
2. Dari dokumen tersebut selanjutnya dibuatkan persiapan pembayaran meliputi: pembuatan voucher pembayaran, pemeriksaan dokumen, persetujuan pembayaran dengan dilampiri cek tunai, BG, transfer biasa atau transfer secara Bank.
3. Bagian keuangan melakukan pengecekan terhadap  budget, due date, & saldo untuk memastikan saldo bank tersedia Kasir melakukan pembayaran pembelian aktiva tetap tersebut dengan cara tunai, BG atau transfer
4. Dokumen dibukukan kedalam buku bank  dan  buku fixed asset
5. Dokumen pembayaran diarsipkan.

14. Pengeluaran untuk pembayaran premi asuransi :

Pengeluaran untuk pembayaran premi asuransi : asuransi kebakaran, asuransi kecelakaan ataupun asuransi pengiriman barang  karena pertanggugan resiko ke perusahaan asuransi pada prinsipnya sama dengan pembayaran hutang dagang, perbedaannya tertetak pada supporting dokumennya sesuai perjanjian pertanggungan yang biasa disebut polis, tagihan, lampiran barang yang diasuransikan bila dalam satu polis terdiri dari beberapa  jenis barang atau aktiva tetap dan persyaratan lainnya.

Prosedure pembayaran premi asuransi adalah sebagai berikut :

1. Bagian keuangan menerima tagihan premi asuransi yang telah diverifikasi oleh   bagian verifikasi hutang dan general affair dan telah disetujui sesuai perjanjian Dokumen-dokumen yang diperlukan adalah : Tagihan bermaterai cukup, Polis asuransi, Lampiran daftar barang/asset yang diasuransikan, Order atau permintaan untuk asuransi tersebut
2. Bagian keuangan menyusun persiapan pembayaran meliputi :  pembuatan voucher pembayaran, memeriksa kelengkapan pembayaran, melengkapi dengan cek, BG, transfer atau transfer bank dan meminta persetujuan  ke yang berwenang
3. Bagian keuangan mengecek budget, due date serta saldo bank untuk memastikan dana tersedia
4. Bagian keuangan melakukan pelaksanaan pembayaran baik tunai, BG atau transfer
5. Bagian keuangan membukukannya  kedalam buku bank
6. Bagian keuangan menfile dokumen pembayaran

15. Pengeluaran untuk pembayaran sewa gedung, sewa kendaraan, sewa tanah, dan sewa lainnya

Kadang-kadang karena pertimbangan effisiensy, produktifitas dan pertimbangan lainnya maka perusahaan melakukan sewa gedung, gudang, peralatan, kendaraan, tanah atau fixed asset lainnya untuk  keperluan operasional dan aktivitas nya maka dalam hal ini yang paling penting bahwa atas sewa tersebut dibuatkan perjanjian sewa menyewa , maksudnya untuk mengatur sewa menyewa tersebut dan tidak terjadi hal-hal yang tidak diinginkan yang akhirnya akan merugikan kedua belah fihak. Prosedur pengeluaran untuk pembayaran sewa adalah sebagai berikut :

1. Bagian keuangan menerima tagihan sewa  dan telah diverifikasi  oleh yang berhak dengan Dilampiri dokumen sbb : Tagihan sewa  dengan materai cukup, Perjanjian sewa menyewa yang ditandatangani kedua belah fihak, Berita acara telah  berjalannya sewa asset dan ditanda tangani oleh yang berhak.
2. Bagian keuangan menpersiapkan pembayaran meliputi : pembuatan voucher, memeriksa
3. kelengkapan dokumen,  membuat BG, cek atau transfer dan meminta persetujuan pembayaran oleh yang berwenang
4. Kasir  mengecek  ke budget, due date, dan saldo bank untuk memastikan saldo tersedia
5. Bagian keuangan/kasir  melakukan pembayaran baik cash, BG atau transfer
6. Kasir  menbukukan  transaksi tersebut kedalam buku kas/buku bank
7. Kasir menfile  transaksi pembayaran tersebut

16. Pengeluaran untuk pembayaran leasing Kendaraan atau aktiva tetap lainnya

Selain sewa alternatif lainya perusahaan membeli barang dengan cara leasing dimana  perusahaan mencari barangnya kemudian mencari pendanaanya ke perusahaan leasing untuk pembiayaannya untuk pembelian barang dengan cara leasing biasanya perusahaan membayar down payment dengan prosentase tersentu sedangkan sisanya diangsur ke perusaan liasing tersebut dengan dilengkapi dengan perjanjian leasing. Prosedure pembayarannya adalah sebagai berikut :

1. Memerima permintaan pembayaran leasing berupa uang muka dan  cicilan sesuai perjanjian leasing  serta pembayarannya biasanya dengan BG mundur selama masa leasing dan disetujui oleh  direksi atau yang dikuasakan.
2. Kasir membuat persiapan pembayaran meliputi : membuat voocher pembayaran, memeriksa dokumen, menyiapkan  BG-BG termasuk BG mundur dan disetujui oleh yang berwenang
3. Kasir mengecek budget,  due date, dan  saldo untuk memastikan dana tersedia
4. Melakukan pembayaran sesuai  BG yang  jatuh tempo
5. Kasir membukukan dana yang dicairkan kedalam buku kas/buku bank
6. Kasir menfile dokumen pembayaran tersebut

17. Pengeluaran untuk pembayaran  angsuran hutang  dan bunga

Pembayaran angsuran hutang jangka panjang beserta bunganya, karena perusahaan mempunyai hutang pembayarannya  dengan cara diangsur pokok serta kewajiban bunganya Pinjaman ke bank  harus diikat dengan perjanjian kredit dan   diperkuat dengan akta notaris,  untuk   itu batasannya kredit diatur dalam akta tersebut termasuk  jadwal pembayaran cicilan pokok pinjaman, pembayaran bunga pinjaman  kapan harus dibayar, % bunga per tahun, beban pinalti dan lainnya.

Prosedure pembayaran  cicilan dan pokok pinjaman adalah sebagai berikut :

1. Bagian keuangan menerima pemberitahuan untuk pembayaran pokok pinjaman  beserta bunganya
2. dari bank pemberi kredit dan disetujui oleh keduabelah fihak sesuai perjanjian
3. Bagian keuangan menerima pemberitahuan kewajiban ke bank atau berupa tagihan, selanjutnya membuat persiapan pembayaran meliputi: pembuatan voocher pembayaran, memeriksa dokumen, membuat BG atau transfer dan disetujui oleh yang berwenang
4. Bagian keuangan mengecek budget, due date dan saldo untuk memastikan saldo bank tersedia
5. Bagian keuangan melakukan pembayaran dengan BG atau transfer atau debet otomatis
6. Bagian keuangan membukukan kedalam buku kas/buku bank
7. Bagian keuangan mefile dokumen pembayaran tersebut.

18. Pengeluaran untuk pembayaran biaya bank

Pengeluaran untuk pembayaran biaya bank terjadi dari trarsaksi  jasa perbankan  antara  lain biaya transfer, biaya profvisi bank, biaya kliring termasuk  pengambilan buku giro, buku cek dan jasa perbankan lainnya.

Dokumen pendukung biaya bank dapat berupa nota debet  atau dapat berupa copy rekening koran  untuk biaya bank yang standard dan  relatif kecil  nilainya.

Prosedure pembayaran biaya bank adalah sebagai berikut :

1. Nota debet bank  atau copy rekening koran dapat dibuatkan voucher pengeluaran bank dan mendapat persetujuan dari yang berwenang
2. Kasir membukukan transaksi tersebut kedalam buku bank
3. Dokumen tersebut diarsipkan

Prosedure pengeluaran bank operasional :

Pengeluaran untuk keperluan operasional terutama dicabang-cabang  bersifat rutin dan harus dilaksanakan guna kelancaran operasional perusahaan , otorisasi pengeluarannya oleh manager keuangan  dan kepala cabang atau yang ditunjuk.

Pengeluaran-pengeluaran  melalui bank operasional  dengan prosedure sebagai berikut :

1. Pengeluaran untuk pembayaran reimbursement  kas kecil :

Untuk keperluan operasional yang sifatnya rutin & jumlahnya relatif kecil, perusahaan menyediakan dana petty cash yang  dikelola oleh kasir  berdasarkan pengajuan petty cash  yang disetujui oleh manajemen atau manager keuangan  dengan sistem impress fund, dimana apabila dana tersebut dipakai, maka akan segera direimbursement dengan melampirkan bukti-bukti pengeluaran dengan prosedure sebagai berikut :

1. Dana petty cash besarnya tetap dan ditentukan sesuai  kebutuhan dana  petycah tersebut,  dan  atas
2. pengeluaran-pengeluaran  dibuatkan laporan reimbursement petty cash, diperiksa dan disetujui oleh yang berwenang.
3. Kasir membuat  voucher pengeluaran , periksa dokumen,  membuat cek dan minta persetujuan  oleh yang berwenang.
4. Kasir mengecek budget dan saldo untuk memastikan dana tersedia
5. Kasir mengambil uang tersebut ke bank  dan  menyerahkannya ke pengelola petty cash
6. Kasir membukukan  transaksi tersebut kedalam buku  kas/buku bank
7. Kasir menfile pengeluaran dana tersebut

2. Pengeluaran  untuk pembayaran pembelian tunai

Pengeluaran untuk pembayaran tunai  terutama untuk pembelian sayur mayur dilokasi , pembelian ikan atau barang dry yang tidak ada di stock dan sifatnya urgent, dan untuk mengantisipasinya maka dilakukan pembelian tunai kepasar, supermarket atau toko dan dibeli dengan cash and carry dengan prosedure sebagai berikut :

1. Atas dasar permintaan barang maka bagian pembelian memutuskan untuk melakukan pembelian tunai dan mengajukan permintaan dana  BS ke bagian keuangan setelah mendapat persetujuan dari  manager pembelian dan manajer keuangan dilampiri dokumen-dokumen sbb : PR  gudang atau  pemohon, PO pembelian cash
2. Bagian keuangan menerima permintaan pembelian  tunai dengan BS dengan disertai PO  untuk pembelian cash dan diverifikasi dan telah disetujui oleh yang berwenang.
3. Kasir menyiapkan rencana pembayaran dengan membuat voocher, memeriksa dokumen, menyiapkan cek dan minta persetujuan oleh yang berwenang, dan bila dokumen-dokumen belum lengkap maka bagian pembelian melengkapi dokumen-2 pembelian tersebut
4. Kasir mengecek ke budget & saldo untuk memastikan saldo tersedia
5. Kasir menguangkan cek tersebut dan penyerahkannya ke bagian pembelian untuk  melakukan pembelian tunai
6. Kasir membukukan pengeluaran tersebut kebuku bank
7. Kasir menfile dokumen pengeluaran kas

3. Pengeluaran untuk pembayaran hutang dibawah 5 juta :

Pengeluaran-pembayaran hutang dagang atas pembelian barang dagangan secara kredit di dibawah 5 juta dengan prosedure sebagai berikut :

1. Kasir atau biasanya bagian pembayaran hutang dagang menerima dokumen pembayaran hutang dibawah 5 juta yang telah diverifikasi dengan dengan dokumen antara lain : Faktur/kwitansi  bermaterai asli  cukup dari supplier, Surat jalan/DO yang telah diterima oleh receiver perusahaan (asli), Faktur pajak asli dan copy asli, PO SPK atau kontrak, Receiving report dari warehouse  serta Voucher payable (faktur pembelian Intern)
2. Dari dokumen  tersebut  dibuatkan vaucher pembayaran dan diperiksa oleh yang ber wenang dan dicek  dengan rencana pembayaran/budget  bulanan yang ada.
3. Dibuatkan  persiapan pembayaran,  antara lain cek, bilyet giro , transfer biasa atau transfer melalui Bank.
4. Meminta persetujuan pembayaran oleh yang berhak dan selanjutnya dichek dengan saldo uang yang tersedia serta mengcek jatuh temponya.
5. Kasir mengecek budget & saldo untuk memastikan bahwa saldonya cukup.
6. Dilakukan pembayaran ke supplier dengan cek, bilyet giro transfer atau transfer  Bank
7. Dibukukan kedalam buku kas/bank dan kartu hutang
8. Dokumen pembayaran diarsipkan

Artikel Lainnya: Kebijakan & Prosedur Hutang Dagang (Account Payable) - SOP Part 2 -1  

4. Pengeluaran untuk pembayaran advance handling import dan restribusi

Pengeluaran untuk pembayaran advance handling import ini diajukan oleh bagian import untuk pengurusan inklaring di pebuhan terdiri dari : biaya pengurusan di bea cukai, pengurusan di karantina, pengurusan di pelayaran, THC, biaya listrik untuk plugging  container di pelabuhan, biaya angkut dari pelabuhan ke gudang dan biaya import serta biaya restribusi import. Untuk pengeluaran dibawah 5 juta dapat dikeluarkan memalui bank operasional dengan prosedure sebagai berikut :

1. Bagian import mengajukan advance pembayaran untuk inklaring dengan dilampiri  nota  perhitungan dan disetujui oleh manager import atau yang berwenang
2. Bagian keuangan / kasir menerima permintaan tersebut dan membuat voucher, memeriksa dokumen , menyiapkan cek , BG atau  transfer dan meminta persetujuan oleh yang berwenang
3. Kasir mengecek budget dan saldo untuk memastikan bahwa saldonya cukup.
4. Kasir melakukan transaksi pembayaran atau mengambil uang tunai, dan menyerahkannya ke bagian import untuk pembayaran biaya inclaring tersebut.
5. Kasir membukukan transaksi  advance tersebut kedalam buku kas/Bank
6. Dokumen tersebut diarsip oleh bagian keuanga

5. Pengeluaran untuk advance gaji :

Karena kebutuhan karyawan yang sangat urgent, maka kadangkala advance untuk gaji karyawan dapat diberikan dengan kebijakan dari manajemen , hal ini dapat diberikan untuk hal-hal yang bersifat khusus , melalui  bank operasional dengan prosedure sebagai berikut:

1. Karyawan mengajukan permohonan advance gaji dengan mengisi form BS ( bon sementara) dan diketahui oleh atasannya dan disetujui  oleh personalia dan manajer keuangan.
2. Kasir menerima pengajuan advance gaji yang telah disetujui dan dibuat voucher, memeriksa BS, dan membuat   cek dan meminta persetujuan dari yang berwenang
3. Kasir mengecek budget dan saldo untuk memastikan bahwa saldonya cukup.
4. Kasir mengambil  uang tunai,  dan menyerahkannya ke karyawan yang mengajukan advance gaji .
5. Kasir  membukukan transaksi advance gaji  kedalam buku kas/Bank
6. Dokumen tersebut diarsip oleh bagian keuangan

6. Pengeluaran untuk pembayaran advance perjalanan dinas.

Advance perjalanan dinas di berikan untuk karyawan yang akan melakukan tugas dinas  dengan disertai surat perintah perjalanan dinas dari atasannya. Prosedure pembayaran  advance perjalanan dinas adalah sebagai berikut :

1. Karyawan yang akan melakukan perjalanan dinas membuat permintaan advance perjalanan dinas
2. dengan mengisi form bon sementara (BS)  disertai perincian rencana penggunaan nya, SPPD,  dan sesetujui oleh atasannya dan   manager keuangan.
3. Kasir menerima pengajuan tersebut dan membuat persiapan pengeluaran uang meliputi : membuat voucher, memeriksa dokumen, membuat cek dan meminta persetujuan kepada yang berwenang.
4. Kasir mengecek budget dan saldo untuk memastikan bahwa saldonya cukup.
5. Kasir mengambil uang tunai,  dan menyerahkannya ke karyawan yang mengajukan advance perjalanan dinas.
6. Kasir membukukan transaksi  advance perjalanan dinas kedalam buku kas/Bank
7. Dokumen tersebut diarsip oleh bagian keuangan

7. Pengeluaran untuk pembayaran entertainment

Dalam rangka mendapatkan, mempertahankan dan memelihara pendapatan  maka perusahaan dapat mengeluarkan biaya entertainment dengan batasan nilai sesuai kebijakan perusahaan, prosedure pengeluaran untuk keperluan entertainment adalah sebagai berikut :

1. Bagian marketing, pemasaran atau bagian lainnya yang mengajukan biaya entertainment membuat daftar nominatif yang isinya antara lain: perincian entertainment, diberikan kepada siapa, tujuan entertainment dan lainnya dan disetujui oleh atasannya dan  atau pejabat yang ditunjuk.
2. Kasir menerima pengajuan tersebut dan membuat persiapan pengeluaran uang meliputi : membuat voucher, memeriksa dokumen, membuat cek dan meminta persetujuan kepada yang berwenang.
3. Kasir mengecek budget dan saldo untuk memastikan bahwa saldonya cukup.
4. Kasir mengambil  uang tunai,  dan menyerahkannya ke karyawan yang mengajukan biaya entertainment untuk selanjutnya melakukan pembayaran entertainment sesuai pengajuannya .
5. Kasir membukukan transaksi  tersebut kedalam buku kas/Bank
6. Dokumen tersebut diarsip oleh bagian keuangan

8. Pengeluaran untuk  pembayaran  rekening listrik, telepon & air

Pembayaran untuk rekening listrik, telepon, dan air untuk produksi, penjualan dan keperluan kantor akan dibayarkan sesuai batas waktu yang telah ditetapkan oleh  instansi pemberi jasa, dan pembayarannya sebaiknya dengan transfer atau giro atas nama.

Listrik dibayarkan ke PLN, Telepon dibayarkan ke PT Telkom , Ratelindo atau jasa telekomunikasi lainnya, Air dibayarkan ke PAM dan atau ke Dispenda. Prosedure pembayarannya adalah sebagai berikut :

1. Bagian general affair mengajukan permintaan pembayaran listik, telepon, air, dengan  perincian Pembayaran yang didapat berdasarkan informasi jumlah tagihan dari instansi penyedia jasa tersebut.
2. Kasir menerima pengajuan tersebut dan membuat persiapan pengeluaran uang meliputi : membuat voucher, memeriksa dokumen, membuat cek atau BG dan meminta persetujuan kepada yang berwenang, dan untuk transfer otomatis maka bukti Bank sebagi lampiran voucher tersebut.
3. Kasir mengecek budget dan saldo untuk memastikan bahwa saldonya cukup.
4. Kasir menyerahkan cek atau BG ke bagian general affair guna melakukan pembayaran listrik, telepon ataupun air  ke innstansi-intansi tersebut dan menerima  kwitansi tanda pembayaran untuk dilampirkan ke voucher pembayaran  .
5. Kasir  membukukan transaksi  tersebut kedalam buku kas/Bank
6. Dokumen tersebut diarsip oleh bagian keuangan

9. Pengeluaran untuk pembayaran iuran atau sumbangan

Pengeluaran untuk pembayaran iuran atau sumbangan ini karena perusahaan menjadi  anggota asosiasi tertentu atau perusahaan memberi sumbangan ke lingkungan atau pemerintah baik lingkungan sekitar tempat usaha atau yang lebih luas. Untuk sumbangan diberikan karena permintaan dari fihak external atau atas keinginan  perusahaan.

Prosedure untuk pembayaran iuran atau sumbangan adalah sebagai berikut :

1. Permintaan untuk pembayaran iuran atau sumbangan  oleh HRD atau bagian lain yang
2. mengajukannya dengan mendapat persetujuan dari yang berwenang
3. Kasir menerima pengajuan tersebut dan membuat persiapan pengeluaran uang meliputi : membuat voucher, memeriksa dokumen, membuat cek atau BG dan meminta persetujuan kepada yang berwenang.
4. Kasir mengecek budget dan saldo untuk memastikan bahwa saldonya cukup.
5. Kasir melakukan pembayaran iuran atau sumbangan tersebut .
6. Kasir  membukukan transaksi  tersebut kedalam buku kas/Bank
7. Dokumen tersebut diarsip oleh bagian keuangan

10. Pengeluaran untuk pengurusan biaya kendaraan.

Pengeluaran untuk pengurusan biaya kendaraan aset milik perusahaan misalnya   untuk pengurusan kir, perpanjang  STNK,  baliknama BPKB dan pengurusan lainya dilakukan oleh bagian HRD (general affair) dan prosedure pengeluaran untuk pengurusan biaya kendaraan  dapat melalui Biro jasa atau diurus sendiri. Untuk pengurusan ke biro jasa akan ditambah biaya jasa pengurusan sedangkan diurus sendiri prosedurenya adalah sebagai berikut :

1. Bagian HRD/GA mengajukan permintaan advance untuk pengurusan biaya kendaraan , dilampiri
2. perincian perhitungan, copy surat yang  akan diurus dan kelengkapan lainnya dan mendapat persetujuan  dari yang berwenang apabila pengurusannya tidak melalui Jasa pengurusan fihak ketiga
3. Kasir menerima pengajuan tersebut dan membuat persiapan pengeluaran uang meliputi : membuat voucher, memeriksa dokumen, membuat cek atau BG dan meminta persetujuan kepada yang berwenang.
4. Kasir mengecek budget dan saldo untuk memastikan bahwa saldonya cukup.
5. Kasir menjerahkan ke bagian GA untuk melakukan pembayaran dengan mendapatkan bukti  pembayaran untuk dilampirkan di voucher pembayaran .
6. Kasir  membukukan transaksi   tersebut kedalam buku kas/Bank
7. Dokumen tersebut diarsip oleh bagian keuangan

11. Pengeluaran untuk  pembayaran biaya pengiriman

Pengeluaran untuk pembayaran biaya pengiriman dapat dengan dibayar dimuka sebelum pengiriman, tunai waktu barang telah dikirim atau dengan cara tempo sepertinya pembayaran hutang dagang,  dan order biaya pengiriman dilakukan  oleh bagian distribusi dan disetujui oleh manager distribusi atau yang ditunjuk .

Pengeluaran untuk pembayaran biaya pengiriman dengan prosedure sebagai berikut :

1. Bagian keuangan menerima dokumen dan telah diverifikasi  untuk pembayaran biaya pengiriman antara lain : Kwitansi tagihan dr supplier bermaterai cukup, Tanda bukti pengiriman barang yang telah diterima oleh fihak perusahaan, Order/SPK pengiriman, Faktur pajak dan lainya
2. Kasir menerima pengajuan tersebut dan membuat persiapan pengeluaran uang meliputi : membuat voucher, memeriksa dokumen, membuat cek , BG dan atau transfer dan meminta persetujuan kepada yang berwenang.
3. Kasir mengecek budget dan saldo untuk memastikan bahwa saldonya cukup.
4. Kasir melakukan pembayaran  biaya pengiriman dengan cara tunai, BG atau transfer.
5. Kasir  membukukan transaksi  tersebut kedalam buku kas/Bank
6. Dokumen tersebut diarsip oleh bagian keuangan

12. Pengeluaran untuk pembayaran pembelian atk.

Pengeluaran untuk pembayaran pembelian atk yang dimaksud disini adalah untuk pembelian yang dibeli secara tunai  dapat dikeluarkan melalui bank operasional  , dan dilakukan melalui divisi personalia dengan prosedure sebagai berikut :

1. Dengan dilampiri Permintaan dari masing-masing departemen  yang telah disetujui oleh Manager personalia dan atasan pemohon, maka petugas personalia mengajukan BS dengan dilengkapi perincian perhitungan rencana atk yang akan dibeli berikut harganya
2. Kasir menerima pengajuan tersebut dan membuat persiapan pengeluaran uang meliputi : membuat voucher, memeriksa dokumen, membuat cek , BG dan atau transfer dan meminta persetujuan kepada yang berwenang.
3. Kasir mengecek budget dan saldo untuk memastikan bahwa saldonya cukup.
4. Kasir  menguangkan cek dan menyerahkan kepada petugas personalia secara tunai, BG atau transfer .
5. Petugas personalian melakukan pembelian ATK dan melengkapi dokumen pembayaran selanjutnya diserahkan ke kasir untuk pertanggungjawaban BS tersebut
6. Kasir membukukan transaksi tersebut kedalam buku kas/Bank
7. Dokumen tersebut diarsip oleh bagian keuangan

13. Pengeluaran untuk pembayaran biaya training.

Dalam rangka meningkatkan mutu , kemampuan  karyawan guna menghadapi tantangan persaingan usaha  global , maka salah satu  cara yaitu  dengan melatih karyawan  untuk meningkatkan mutu serta kemampuan karyawannya , inhouse maupun  dengan training diluar perusahaan ke lembaga penyelenggara training  baik didalam maupun diluar negeri. Departemen HRD cq ; Bag Pelatihan & Pengembangan adalah bagian yang terlibat langsung untuk merencanakan dan menangani masalah pelatihan ini serta mengajukan pendanaannya dengan prosedure sebagai berikut :

1. Mengajukan permintaan dana sesuai anggaran yang telah disetujui dengan dilampiri : Persetujuan pelaksanaan training oleh manager HRD & Direksi atau yang ditunjuk, Jenis Training, Jumlah peserta, Penyelenggara , jadwal training dan jumlah biaya, Kwitansi tagihan atau Nota perhitungan   biaya training, Berita acara  selesai penyelenggaraan training dilengkapi Sertifikat masing-2 peserta, Surat perjanjian  ikatan Dinas dan lainnya sesuai ketentuan, Bila pembayarannya dibayar secara  tempo, maka prosedurenya sama dengan pembayaran hutang dagang, namun lampiran-lampirannya sesuai pengajuan dokumen training.
2. Kasir menerima pengajuan tersebut dan membuat persiapan pengeluaran uang meliputi : membuat voucher, memeriksa dokumen, membuat cek , BG dan atau transfer dan meminta persetujuan kepada yang berwenang.
3. Kasir mengecek budget dan saldo untuk memastikan bahwa saldonya cukup.
4. Kasir melakukan pembayaran biaya training tersebut  secara tunai, BG atau transfer.
5. Kasir membukukan transaksi  tersebut kedalam buku kas/Bank
6. Dokumen tersebut diarsip oleh bagian keuangan

Artikel Lainnya: Standard Operating Procedure Accounting & Finance - Part 1

14. Pengeluaran untuk  pembayaran biaya pengobatan.

Selain gaji, karyawan Perusahaan mendapatkan tunjangan  Pengobatan   sebesar 15 % dari gaji  tidak termasuk biaya rawat inap, dengan ketentuan 100 % untuk karyawan yang bersangkutan, dan untuk karyawati diganti hanya untuk  yang bersangkutan.Biaya rawat inap diganti sama dengan ketentuan diatas dan tidak mengurangi plafon 15% tersebut. Penggantian biaya tersebut dengan mereimbursement ke perusahaan berdasar kan kwitansi pembayaran diatas jumlah  Rp. 500.000,- yang telah dilakukan dengan prosedure pengeluarannya sebagai berikut :

1. Karyawan mengajukan biaya penggantian pengobatan dengan menyerahkan  kwitansi pengobatan yang telah disetujui oleh atasannya serta telah diverifikasi dan dicatat dalam kartu pengobatan oleh personalia dan selanjutnya diserahkan ke Kasir.
2. Dari pengajuan permintaan pembayaran tersebut maka  Kasir melakukan persiapan pembayaran dengan membuat voucher pembayaran, memeriksa dokumen, meminta persetujuan  dan dilampiri cek tunai   kepada yang berwenang.
3. Kasir mengadakan pengecekan ke budget & saldo bank untuk memastikan dana tersedia
4. Kasir melakukan pembayaran kepada karyawan atas biaya pengobatan tersebut.
5. Kasir membukukan  dalam buku kas/buku bank
6. Dokumen  tersebut diarsip

15. Pengeluaran untuk  pembayaran biaya Transport karyawan.

Dalam komponen Gaji selain Gaji pokok, tunjangan jabatan dan tunjangan lainnya, maka dipisahkan adanya tunjangan transport . Pembayarannya dapat dilakukan bersamaan dengan gaji untuk tunjangan transport yang pembayarannya fixed, tetapi untuk karyawan dibawah level asistant superfisor maka pembayaran uang transport dibayar berdasarkan jumlah hari masuk kali tarif transport harian yang dihitung oleh personalia berdasarkan kartu absensi  karyawan yang bersangkutan.

Prosedure pengeluaran biaya transport karyawan adalah sebagai berikut :

1. Personalia  mengajukan biaya  transport karyawan  sesuai daftar transport karyawan yang telah disetujui oleh manager personalia dan manager keuangan dan selanjutnya diserahkan ke Kasir.
2. Dari pengajuan permintaan pembayaran tersebut maka  Kasir melakukan persiapan pembayaran dengan membuat voucher pembayaran,memeriksa dokumen, meminta persetujuan  dan dilampiri cek tunai   kepada yang berwenang.
3. Kasir mengadakan pengecekan ke budget & saldo bank untuk memastikan dana tersedia
4. Kasir menyerahkan uang transport tersebut ke personalia untuk dibayarkan kepada masing-masing karyawan
5. Kasir membukukan dalam buku kas/buku bank
6. Dokumen tersebut diarsip

16. Pengeluaran untuk  pembayaran biaya makan karyawan.

Perusahaan menyediakan makan siang bagi karyawan dalam bentuk natura, namun  adakalanya karyawan diberi uang makan  karena sifat tugas nya yang tidak bisa makan dalam jam makan siang  dan membayarnya  bersamaan dengan pembayaran gaji .Untuk  saat-saat tertentu perusahaan membayar  uang makan seperti uang makan lembur atau  yang rutin  tiap tahun membayar  uang makan karena bulan  Ramadlon  (ibadah puasa)   yang telah dihitung oleh personalia  dengan prosedure sebagai berikut :

1. Personalia  mengajukan biaya  makan karyawan  sesuai daftar uang makan karyawan yang telah disetujui oleh manager personalia dan manager keuangan .
2. Dari pengajuan permintaan pembayaran tersebut maka  Kasir melakukan persiapan pembayaran dengan membuat voucher pembayaran, memeriksa dokumen, meminta persetujuan  dan dilampiri cek tunai  kepada yang berwenang.
3. Kasir mengadakan pengecekan ke budget & saldo bank untuk memastikan dana tersedia
4. Kasir  menyerahkan uang makan tersebut ke personalia untuk  dibayarkan kepada masing-masing karyawan
5. Kasir membukukan  dalam buku kas/buku bank
6. Dokumen tersebut diarsip

17.  Pengeluaran untuk pembayaran gaji, overtime, bonus, THR atau pesangon.

Setelah mendapatkan perintah  pembayaran biaya gaji, overtime, THR, Bonus atau pesangon yang dananya ditransfer dari rekening master maka direkening bank operasional dapat mengeluarkan biaya-biaya pegawai tersebut dengan prosedure sebagai berikut :

1. Bagian personalia membuat perhitungan Gaji, bonus, THR, pesangon dan diperiksa oleh  manager personalia & manajer keuangan atau yang ditunjuk dengan mendapat persetujuan dari  BOD.
2. Dari pengajuan permintaan pembayaran tersebut maka  Kasir melakukan persiapan pembayaran dengan membuat voucher pembayaran, memeriksa dokumen, meminta persetujuan  dan dilampiri BG, cek tunai ataupun transfer  kepada yang berwenang.
3. Kasir mengadakan pengecekan ke budget & saldo bank untuk memastikan dana tersedia
4. Personalia melakukan pembayaran gaji, bonus , pesangon, THR atau pesangon , transfer atau tunai
5. dapat dibantu oleh bagian keuangan/kasir.
6. Untuk pembayaran pesangon dapat dibayarkan bila aturan PHK telah selesai
7. Dari bukti pembayaran maka dibukukan dalam buku kas/buku bank
8. Dokumen  tersebut diarsip

Artikel Lainnya: User manual Oracle Budget

18. Pengeluaran untuk pembayaran iuran astek.

Progran astek ini diikuti oleh seluruh karyawan baik karyawan kontrak maupun karyawan tetap , dimana karyawan dipotong sebesar 2 % dari gaji THP dan sisanya dibayar perusahaan dan selanjutnya perusahaan membayarnya ke kantor Astek dengan prosedure sebagai berikut :

1. Bagian personalia membuat perhitungan pembayaran astek disetujui oleh  manager personalia & manajer keuangan atau yang ditunjuk .
2. Dari pengajuan permintaan pembayaran tersebut maka  Kasir melakukan persiapan pembayaran dengan membuat voucher pembayaran, memeriksa dokumen, meminta persetujuan  dan dilampiri BG, cek tunai ataupun transfer  kepada yang berwenang.
3. Kasir mengadan pengecekan ke budget & saldo bank untuk memastikan dana tersedia
4. Personalia melakukan pembayaran iuran astek transfer ke rekening PT Astek. dimana wilayah perusahaan  berada dan mendapatkan bukti kwitansi pembayaran.
5. Dari bukti pembayaran maka dibukukan dalam buku kas/buku bank
6. Dokumen  tersebut diarsip

19. Pengeluaran untuk pembayaran biaya bank

Pengeluaran untuk pembayaran biaya bank  terjadi dari trarsaksi   jasa perbankan   antara  lain biaya transfer, biaya provisi bank, biaya kliring termasuk pengambilan buku giro, buku cek dan jasa perbankan lainnya. Dokumen pendukung biaya bank dapat berupa nota debet, dapat berupa copy rekening koran  untuk biaya bank yang standard dan relatif kecil nilainya.

Prosedure pembayaran biaya bank adalah sebagai berikut :

1. Dari nota debet bank atau copy rekening koran dapat dibuatkan voucher pengeluaran bank dengan mendapat persetujuan dari yang berhak
2. Kasir membukukan transaksi tersebut kedalam buku bank
3. Dokumen tersebut diarsipkan

Kas kecil  (Petty cash)

Kegunaan petty cash adalah untuk pengeluaran yang sifatnya rutin dan dalam jumlah relatif kecil dan biasanya dibawah Rp. 300.000,- dengan terlebih dahulu mengajukan kepada General manager melalui manager keuangan dengan perincian detail berapa besarnya petty cash dan pengeluarannya dengan cara mereimbursement biaya yang telah dikeluarkan,  melalui form reimbursement petty cash.

Petty cash biasanya dikelola oleh Kasir  dengan dana tetap yang terdiri dari : Saldo Cash on hand, total bon sementara & total pengeluaran dengan cara imprest fund.

Petty cash yang dikelola oleh kasir dilengkapi dengan buku Kas kecil yang mencatat penerimaan Dana dari rekening bank operasional  dan pengeluaran-pengeluaran biaya dengan dilengkapi voucher pengeluaran kas.

Prosedure penerimaan Petty cash dari bank operasional

Penerimaan dana dari rekening opersional dicatat dalam buku petty cash dengan mengkredit rekening bank operasional dengan prosedure penerimaan sebagai berikut :

1. Sesuai budget dana petty cash  maka kasir termasuk kasir di purchasing mengajukan reimbursement pengeluaran biaya operasional dengan dilampiri laporan reimbursement petty cash dan disetujui oleh yang berhak
2. Kasir mencairkan dana tersebut dan menyimpan nya dalam brankas perusahaan , setiap pengeluaran  dilampiri bukti dan bila dananya mendekati level  minin  segera direimbursement.
3. Kasir menanda tangani  voucher pengeluaran petty cash  dan membuat pembukuan di buku petty cash
4. Kasir menfile dokumen petty cash tersebut.

Pengeluaran Petty cash

1.   Pengeluaran untuk pembayaran BBM, tol dan parkir kendaraan :

Keperluan pengisian BBM, membayaran tol & parkir  yang dilakukan untuk pemakaian kendaraan operasional perusahaan dapat dilakukan oleh supir yang menggunakan kendaraan tersebut dengan cara mengajukan BS (bon sementara) dan akan dipertangungjawabkan pengeluaran tersebut setelah  pembayarannya dilakukan dengan prosedure sebagai berikut :

1. Supir mendapat surat tugas atas nama perusahaan dan selanjutnya mengajukan BS untuk keperluan pembelian BBM, tol & parkir yang disetujui oleh atasannya dan  General affair.
2. Dari pengajuan permintaan pembayaran tersebut maka  Kasir melakukan persiapan pembayaran dengan membuat voucher pembayaran,memeriksa dokumen, meminta persetujuan kepada yang berwenang.
3. Kasir mengadakan pengecekan ke budget & saldo kas untuk memastikan dana tersedia
4. Kasir melakukan pembayaran BS tersebut, dan selanjutnya Supir  mempertangung jawabkan pengeluaran dengan dilengkapi form LA ( letter announcement) dan disetujui oleh atasannya , Kasir mengembalikan BS  ke ybs  bahwa telah diselesaikan.
5. Dari bukti pembayaran maka dibukukan dalam buku kas/petty cash
6. Dokumen  tersebut diarsip

2. Pengeluaran untuk biaya transportasi lokal

Bagi Karyawan  yang mendapat surat tugas dari atasannya  untuk melakukan perjalanan dinas lokal tetapi tidak tersedia kendaraan dinas, untuk itu biaya nya dapat diganti oleh perusahaan dengan prosedure sebagai berikut :

1. Karyawan mendapat surat tugas atas nama perusahaan dan selanjutnya mengajukan BS untuk keperluan biaya transportasi lokal  dan disetujui oleh atasannya dan  General affair.
2. Dari pengajuan  pembayaran tersebut maka  Kasir melakukan persiapan pembayaran  dengan membuat voucher pembayaran, memeriksa dokumen, meminta persetujuan ke yang berwenang.
3. Kasir mengadakan pengecekan ke budget & saldo kas untuk memastikan dana tersedia.
4. Apabila karyawan tersebut membayar terlebih dahulu  maka dapat langsung  minta persetujuan melalui form LA dan disetujui oleh atasannya dan bagian GA untuk di charge back.
5. Kasir melakukan pembayaran BS tersebut, dan selanjutnya karyawan  mempertangungjawabkan pengeluaran dengan dilengkapi form  LA dan disetujui oleh atasannya , Kasir mengembalikan BS  ke ybs  bahwa telah diselesaikan.
6. Dari bukti pembayaran maka dibukukan dalam buku kas/petty cash
7. Dokumen  tersebut diarsip

3. Pengeluaran untuk Pembelian Snack

Perusahaan memberi kebijakan untuk memberikan snak untuk karyawannya, yang besarannya sesuai kemampuan perusahaan, dan dilakukan oleh bagian personalia dengan prosedure pengeluarannya sebagai berikut :

1. Personalia mengajukan BS untuk keperluan pembelian Snack yang disetujui oleh Finance Spv &  Personalia Spv.
2. Dari pengajuan permintaan pembayaran tersebut maka  Kasir melakukan persiapan pembayaran dengan membuat voucher pembayaran, memeriksa dokumen, meminta persetujuan kepada yang berwenang.
3. Kasir mengadakan pengecekan ke budget & saldo kas untuk memastikan dana tersedia.
4. Kasir melakukan pembayaran BS tersebut, dan selanjutnya karyawan  mempertangungjawabkan pengeluaran dengan dilengkapi form  LA dan disetujui oleh atasannya , Kasir mengembalikan BS  ke ybs  bahwa telah diselesaikan.
5. Dari bukti pembayaran maka dibukukan dalam buku kas/petty cash
6. Dokumen tersebut diarsip

4. Pengeluaran untuk pembayaran biaya bongkar barang.

Loko penerimaan barang pada pembelian barang  adalah loko gudang pembeli , tetapi  tidak menutup kemungkinan bahwasanya untuk bongkar barang -barang menggunakan jasa kuli , misalnya bongkar barang importi  dengan prosedure pengeluarannya adalah sebagai berikut:

1. Bagian warehouse mengajukan  BS untuk keperluan bongkar barang disetujui oleh kepala gudang, kepala cabang/plant dan manager keuangan.
2. Dari pengajuan permintaan pembayaran tersebut maka  Kasir melakukan persiapan pembayaran dengan membuat voucher pembayaran, memeriksa dokumen, meminta persetujuan kepada yang berwenang.
3. Kasir mengadakan pengecekan ke budget & saldo kas untuk memastikan dana tersedia.
4. Kasir melakukan pembayaran BS tersebut, dan selanjutnya karyawan  mempertangungjawabkan pengeluaran dengan dilengkapi form  LA atau kwitansi  dan disetujui oleh atasannya, Kasir mengembalikan BS ke ybs bahwa telah diselesaikan.
5. Dari bukti pembayaran maka dibukukan dalam buku kas/petty cash
6. Dokumen tersebut diarsip

5. Pengeluaran untuk  pembayaran biaya pengiriman

Pengeluaran untuk pembayaran biaya pengiriman nilainya kurang dari Rp. 300.000,-  tunai waktu barang akan dikirim atau dengan cara tempo sepertinya pembayaran hutang dagang, dan order biaya pengiriman dilakukan oleh bagian distribusi dan disetujui oleh manager distribusi atau yang ditunjuk .

Pengeluaran untuk pembayaran biaya pengiriman dengan prosedure sebagai berikut :

1. Bagian keuangan menerima dokumen dan telah diverifikasi  untuk pembayaran biaya pengiriman antara lain : Kwitansi tagihan dr supplier, Tanda bukti pengiriman barang yang telah diterima oleh fihak perusahaan, Order/SPK pengiriman, Faktur pajak dan lainya
2. Kasir menerima pengajuan tersebut dan membuat persiapan pengeluaran uang meliputi :
3. membuat voucher, memeriksa dokumen dan meminta persetujuan kepada yang berwenang.
4. Kasir mengecek budget dan saldo untuk memastikan bahwa saldonya cukup.
5. Kasir   melakukan pembayaran  biaya pengiriman dengan cara tunai .
6. Kasir  membukukan transaksi  tersebut kedalam buku kas/Bank
7. Dokumen tersebut diarsip oleh bagian keuangan

Artikel Lainnya: Cara Setting MYOB Premier13 Accounting berjalan Online - LAN & WAN

6. Pengeluaran untuk pembayaran biaya pengobatan.

Biaya pengobatan yang dibayar melalui petty cash adalah biaya pengobatan dengan jumlah yang relatif kecil sesuai ketentuan keuangan di perusahaan tersebut. Perusahaan menberikan tunjangan Pengobatan sebesar 15 % dari gaji tidak termasuk biaya rawat inap, dengan ketentuan 100 % untuk karyawan yang bersangkutan dan untuk karyawati diganti hanya untuk yang bersangkutan. Biaya rawat inap diganti sama dengan ketentuan diatas dan tidak mengurangi plafon 15% tersebut.

Penggantian biaya tersebut dengan mereimbursement ke perusahaan berdasarkan  kwitansi pembayaran dibawah jumlah Rp.500.000,- yang telah dilakukan dengan prosedure pengeluarannya sebagai berikut :

1. Karyawan mengajukan biaya penggantian pengobatan dengan menyerahkan  kwitansi pengobatan yang telah disetujui oleh atasannya serta telah diverifikasi dan dicatat dalam kartu pengobatan oleh personalia dan selanjutnya diserahkan ke Kasir.
2. Dari pengajuan permintaan pembayaran tersebut maka  Kasir melakukan persiapan pembayaran dengan membuat voucher pembayaran, memeriksa dokumen, meminta persetujuan  kepada yang berwenang.
3. Kasir mengadakan pengecekan ke budget & saldo bank untuk memastikan dana tersedia
4. Kasir melakukan pembayaran kepada karyawan atas biaya pengobatan tersebut.
5. Kasir membukukan dalam buku kas/petty cash
6. Dokumen tersebut diarsip

7.  Pengeluaran untuk pembayaran biaya makan karyawan.

Perusahaan menyediakan makan siang bagi karyawan dalam bentuk natura, namun adakalanya karyawan diberi uang makan  karena sifat tugas nya yang tidak bisa makan dalam jam makan siang  dan membayarnya  bersamaan dengan pembayaran gaji.

Biaya makan ini biasanya diberikan karena karyawan bekerja lembur diatas 4 jam dan diberikan dalam bentuk natura dan tidak disatukan dengan pembayaran gaji  dengan prosedure pembayaran  sebagai berikut :

1. Personalia mengajukan biaya  makan karyawan  dengan  nama karyawan yang diberi makan disetujui oleh manager personalia dan manager keuangan dan selanjutnya diserahkan ke Kasir.
2. Dari pengajuan permintaan pembayaran tersebut maka  Kasir melakukan persiapan pembayaran dengan membuat voucher pembayaran, memeriksa dokumen, meminta persetujuan kepada yang berwenang.
3. Kasir mengadakan pengecekan ke budget & saldo bank untuk memastikan dana tersedia
4. Kasir membayarkan ke personalia untuk dibayarkan kepada petugas yang melakukan pembelian makan , dengan disertai pertanggungjawabannya
5. Kasir membukukan dalam buku kas/buku petty cash
6. Dokumen tersebut diarsip

8.  Pengeluaran untuk pembelian ATK &  benda-benda pos.

Keperluan pembelian ATK yang sifatnya khusus dan nilainya kecil maka dapat dibeli secara tunai  dan untuk pembelian benda-benda post seperti prangko dan materai dibeli di kantor pos. Prosedure pembelian Atk dan benda-benda pos dengan prosedure sebagai berikut :

1. Bagian yang memerlukan pembelian ATK & benda-benda post tersebut  mengajukan BS disetujui oleh manager personalia dan manager keuangan dan selanjutnya diserahkan ke Kasir.
2. Dari pengajuan permintaan pembayaran tersebut maka  Kasir melakukan persiapan pembayaran  dengan membuat voucher pembayaran, memeriksa dokumen, untuk disetujui yang berwenang.
3. Kasir mengadakan pengecekan ke budget & saldo bank untuk memastikan dana tersedia
4. Kasir membayarkan ke bagian yang mengajukan atau ke personalia untuk  dibayarkan kepada petugas yang melakukan pembelian, dengan disertai pertanggungjawabannya
5. Kasir membukukan dalam buku kas/buku petty cash
6. Dokumen tersebut diarsip

9. Lain-lain

Pengeluaran lainnya melalui petty cash prosedure pengeluarannya disesuaikan dengan sifat dan jenis pengeluaran tersebut.

Formulir-Formulir

Formulir yang dipergunakan di Penerimaan & Pengeluaran Uang :

1. Bank Reicipt Vaoucher
2. Bank Voucher (Bank Disbursement Voucher)
3. Bukti pengeluaran kas kecil
4. Summary  of check Disbursement Voucher
5. Pertanggung Jawaban Advance
6. Surat Pertangungjawaban penyelesaian bon Sementara (Letter of Announcement / LA)
7. Reimbursement Petty Cash & Cash Purchase
8. Bon Sementara
9. Laporan Bank Harian
10. Buku Kas, Buku Bank
11. Laporan Rekening Koran

Standar Operating Prosedur (SOP) Lainnya:

1. Standard Operating Procedure Accounting & Finance
2. Kebijakan dan Prosedur Hutang Dagang (Account Payable) - Part 1
3. Kebijakan dan Prosedur Hutang Dagang (Account Payable) - Part 2
4. Kebijakan dan Prosedur Hutang Dagang (Account Payable) - Part 3
5. Kebijakan & Prosedur Piutang Dagang (Account Receivable)
6. Kebijakan dan Prosedure Persediaan (Inventory Control)
7. Kebijakan dan Prosedure Treasury
8. Kebijakan dan Prosedure Umum Pajak
9. Kebijakan dan Prosedure Aktiva Tetap (Fixed Assets)

Sumber : www.kembar.pro